Há um ano o home office se tornou uma realidade ainda mais presente na advocacia. A pandemia de Covid-19 exigiu a permanência de muitos profissionais em casa. Assim, quem não tinha o hábito de trabalhar em outro lugar que não fosse o escritório teve de se reinventar.
Doze meses depois, a pergunta que surge é: o home office veio para ficar na advocacia?
Tudo leva a crer que sim. Um exemplo de por que o home office na advocacia é possível é o do Advogável Mundo Novo e da advogada Carolina Vasconcelos.
Anos antes de a pandemia exigir uma reinvenção ainda maior da advocacia, Vasconcelos já havia abdicado de trabalhar em um escritório de advocacia tradicional para criar seu próprio modelo de advocacia, com uma equipe totalmente remota.
Em uma conversa com a seção de Guarulhos (SP) da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), disponível no YouTube, a advogada conta um pouco dessa trajetória e como reinventar a advocacia para um mundo novo.
Mas, não é apenas esse exemplo que corrobora com o fato de o home office ter vindo para ficar na advocacia. Afinal, a própria história da humanidade e do Direito demonstram como esse modelo de trabalho deve se consolidar entre advogados e advogadas.
O Direito é uma área tradicional. Contudo, justamente por sua finalidade de regular as relações humanas, nunca deixou de acompanhar as mudanças sociais.
Ainda mais frente ao fato de que grandes empresas, a exemplo da Softplan, decidiram alterar o modelo de trabalho de totalmente presencial para home office, é natural que a advocacia siga a mesma tendência. Ainda mais com a existência de tantas ferramentas que proporcionam a automação das atividades do Direito.
Portanto, profissionais que optarem em trabalhar home office estarão aderindo à modernização dos meios de trabalho que se estabelece na própria sociedade.
O que pode impedir a adoção do home office na advocacia
“Cada cabeça, uma sentença”, já diz o dito popular. Agora, a pergunta é: qual é a relação do dito com o home office na advocacia?
É bem simples, na verdade. Cada pessoa tem uma percepção do home office. Ao mesmo tempo que existem profissionais que são muito favoráveis e adaptáveis à ideia de advogar de casa ou de qualquer outro lugar, existem aqueles que preferem a rotina de sair de seus lares para ir para o escritório porque dessa forma se organizam melhor e não sentem que estão misturando vida pessoal e profissional.
Preferir uma forma de trabalhar a outra não quer dizer que aqueles que gostam de realizar as atividades laborais em casa tomaram a decisão mais acertada do que os que gostam de poder ir ao escritório, e vice-versa. Até porque sempre existe mais do que duas possibilidades. Uma terceira opção é atuar de forma híbrida: ora no escritório e ora de qualquer lugar, inclusive em casa, como já acontece em alguns casos.
Contudo, frente à necessidade da existência de um local físico que seja exclusivo do escritório, a transição para o home office pode levar mais tempo e gerar uma dificuldade de adaptação.
Isso não significa que quem quer migrar para o home office, mas ainda tem dúvidas a dirimir e uma organização para planejar, deve fechar hoje o escritório para amanhã já advogar em casa.
O melhor é que o home office na advocacia seja planejado e experimentado, e não imposto do dia para a noite, como exigiu a pandemia.
Há profissionais que sentem a necessidade de realizar reuniões presenciais com clientes em um lugar reservado e pensam que o escritório físico, com seu emblema na porta, é o melhor lugar para isso. Por outro lado, há os clientes que não abrem mão das reuniões presenciais e de realizá-las em um local reservado, e consideram o escritório o local correto para esse encontro.
Nesse caso, é necessária uma mudança de cultura. Quando se fala em home office, além da imagem de pessoas trabalhando sentadas no sofá da sala de casa, vem à mente profissionais trabalhando sentados em cafés. Dois ambientes informais. No entanto, o home office não se resume a esse estereótipo.
É possível ao profissional de advocacia montar um escritório em casa, mesmo que no quarto, e delimitar que aquele é seu espaço de trabalho. Já quando for necessário encontrar o cliente, uma opção é reservar uma sala privada para a reunião em um coworking. Muitos desses lugares locam seus espaços por hora e possuem a estrutura adequada para esse tipo de compromisso.
Esse modelo pode até ser testado algumas vezes antes de se tomar a decisão de fechar de vez as portas do escritório. Assim, pode-se experimentar esse novo formato e, principalmente, perceber como o cliente se sente ao ser atendido nesse tipo de local. Para isso, pode ser colhido um feedback após a reunião.
Sem contar que o coworking a escolher pode ser sempre o mais próximo da empresa ou da casa do cliente. Isso já será um diferencial para ele, que não precisará dedicar muito tempo em deslocamento para encontrar com seu advogado ou advogada.
Além dessa possibilidade de trabalhar em lugares diferentes, e não apenas em casa, o home office na advocacia possui algumas outras vantagens.
Vantagens do home office na advocacia
1. Economia
Podem ser altos os custos para advogar em um escritório físico próprio. Aluguel, manutenção do imóvel, água, luz, internet, telefone e diversos outros insumos. No home office, muitos desses custos já são os da rotina da casa. Portanto, há economia no sentido de que cada conta é paga somente uma vez. Também, porque a demanda por deslocamento diminui, o que contribui para tornar os gastos menores.
2. Flexibilidade
A flexibilidade já foi citada como um benefício do home office na advocacia. Porém, no sentido de ser possível advogar de qualquer lugar. Mas nesse tópico a flexibilidade está relacionada à possibilidade de não precisar trabalhar sempre em horário comercial.
Sendo assim, fica à escolha do advogado ou advogada em qual período do dia prefere desempenhar suas atividades e por quanto tempo. Isso significa que em uma segunda-feira pode-se trabalhar somente à tarde e na terça-feira, o dia todo, e assim por diante. Desde que se tenha disciplina para não deixar o trabalho acumular.
Para algumas pessoas, essa flexibilidade pode ser uma armadilha por não conseguirem se organizar sem os horários habituais. Nesse caso, a recomendação é se comportar como se fosse para o escritório e estivesse lá:
- arrumar-se para trabalhar;
- sentar-se na mesa de trabalho no horário em que chegaria ao escritório:
- trabalhar até o horário que sairia para o almoço;
- retornar para a mesa de trabalho no horário em que encerraria o intervalo para o almoço;
- terminar a jornada de trabalho no horário em que sairia do escritório para casa ou outro compromisso pessoal.
Isso somente até se tornar habitual trabalhar em home office e entender o tempo necessário para cada atividade. Depois, pode-se partir para a flexibilização.
3. Mais tempo
Um grande problema contemporâneo, especialmente nas grandes cidades, é o trânsito. O intenso fluxo de carros exige, muitas vezes, uma hora ou mais para se deslocar de um lugar ao outro. Principalmente quando se trata de grandes distâncias.
Quanto tempo será que um advogado ou advogada ganha no seu dia sem precisar enfrentar o trânsito todos os dias para ir e voltar, a não ser quando é preciso encontrar clientes?
Essa é outra vantagem da advocacia home office. O tempo que era despendido no deslocamento pode ser direcionado para alguma outra atividade. Tudo por causa da desnecessidade de pegar o carro ou outro tipo de transporte até o escritório. Por exemplo, aquela que nunca podia ser feita justamente pela falta de tempo. Logo, enfrentar o trânsito se torna necessário somente quando é preciso ver um cliente, ir a uma audiência que não seja virtual ou realizar outras atividades externas.
4. Maior foco
O escritório de advocacia no formato físico pode ser um lugar agitado. A constantes interrupções podem desviar a atenção de uma petição importante. Mesmo para profissionais que trabalham sozinhos e possuem somente uma secretária.
No home office, em um cenário sem pandemia, em que os filhos estão na escola e o cônjuge trabalhando com a mesma necessidade de foco, pode-se desempenhar as atividades com tranquilidade e mais atenção. Isso influencia, inclusive, na produtividade, já que muitas tarefas podem ser concluídas em menor tempo.
Mesmo para profissionais que integram equipes e podem continuar sendo interrompidos por colegas de trabalho via chat, chamadas de vídeo ou telefônica, a recorrência dessas interrupções é menor. Até porque muitas dessas mensagens podem ser respondidas depois. Principalmente quando não se trata de algo urgente.
Como organizar o home office para exercer a advocacia
Trabalhar em casa exige uma certa estrutura. É preciso se organizar quanto a ferramentas para realizar reuniões, por exemplo, e estabelecer uma comunicação com o cliente. Portanto, é preciso ter planejamento.
1. Reuniões online
Atuar em home office na advocacia pode tornar necessária a realização de algumas reuniões online. Seja com a equipe de trabalho, seja com os clientes que aceitam encontrar-se com o advogado ou advogada nesse formato.
Por isso, a sugestão é estudar quais são as ferramentas disponíveis no mercado. Algumas são gratuitas, como o Zoom e o Google Meet, e outras são pagas. Por essa razão, é importante verificar bem as possibilidades para evitar problemas no meio de uma reunião importante.
Ainda, uma dica para realizar essas reuniões é priorizar as chamadas por vídeo, ou seja, em que as pessoas possam ver umas às outras na tela do computador ou de outro dispositivo.
As conversas apenas por áudio são ágeis e mais fáceis porque não exigem um ambiente arrumada ou uma roupa adequada. Por outro lado, podem gerar perdas quanto à percepção do interlocutor, já que ao ver a pessoa é possível interpretar suas reações e emoções pelas feições e gestos.
Também vale lembrar que é preciso avisar as demais pessoas da casa sobre a ocorrência das reuniões online. Assim, elas podem contribuir ao fazer silêncio durante esse período e ao não interromper.
Utilizar fones de ouvido e fechar a porta do ambiente em que será realizado a reunião online também são maneiras de sinalizar a necessidade de maior foco e concentração para o encontro com a equipe ou o cliente.
2. Comunicação com o cliente
Muitos profissionais não possuem um telefone comercial, como teriam no escritório. E mesmo quando possuem um número residencial, provavelmente não irão querer clientes entrando em contato por meio dele. Já pensou uma ligação daquele cliente importante sendo atendido por uma criança de oito anos? Há como resolver essa questão.
Uma opção é alugar um telefone de um escritório compartilhado. Nesses locais, geralmente há uma pessoa designada especificamente para atender às chamadas e marcar as reuniões para os profissionais.
Outra possibilidade é buscar um serviço de secretariado remoto. Ou utilizar apenas o telefone celular.
A propósito, outra questão relacionada à comunicação com o cliente é a que diz respeito aos outros meios de contato, além do telefone fixo ou celular.
Muitas pessoas estão habituadas a somente resolver situações via WhatsApp. Por essa razão, é preciso definir se você permitirá essa forma de contato e em quais momentos.
Uma possibilidade para demarcar esse limite é utilizar o WhatsApp Business, desenvolvido especificamente para ser uma ferramenta de comunicação com clientes para contas de celular profissional. Com ele, é possível configurar os horários e dias de atendimento para estar online. Assim, o cliente que entrar em contato nos períodos não estipulados para atendimento receberá automaticamente uma mensagem informando que um retorno lhe será dado no dia seguinte.
Determinar os horários em que ocorrerá o atendimento evita que as informações importantes sejam encaminhadas em momentos indevidos e se extraviem por alguma razão.
3. Gestão processual e peticionamento
Tanto no escritório quanto no home office, é preciso dispor de uma maneira de realizar a gestão processual e o peticionamento de forma fácil e ágil.
Os escritórios e profissionais mais preocupados com essas questões já pensam antecipadamente nessas ferramentas e permitem à equipe permanecer com o acesso a elas no home office. Até porque muitas funcionam em nuvem, o que possibilita o acesso de qualquer lugar e também de qualquer computador ou outro dispositivo.
Agora, no caso de o escritório não possuir nenhuma tecnologia para ter maior controle dos processos e nem para realizar o peticionamento eletrônico sem depender dos sistemas dos Tribunais, é preciso pensar nisso.
Mesmo que existam ferramentas como o Google Drive, DropBox e OneDrive para armazenar documentos, é preciso tempo para organizá-los.
Um sistema de gestão processual faz isso automaticamente, liberando, assim, os profissionais de advocacia da preocupação em arrumar as pastas digitais dos processos.
Do mesmo modo, por mais que os Tribunais possuam os seus próprios sistemas para peticionamento eletrônico, não são raras as reclamações pela demora no envio das petições por meio desses sistemas.
Muitas vezes, as falhas geram retrabalho para os profissionais, ocupando o tempo com algo que pode ser automatizado. Por isso, a sugestão é considerar o uso de um software como o PeticionaMais, que economiza 88% do tempo no envio de petições. Esse pode ser um investimento que vale a pena, principalmente em função do tempo que é ganho no dia a dia para desempenhar as atividades intelectuais da advocacia.
Rotina da advocacia no home office
Para muitas pessoas, trabalhar em casa faz com que surja a sensação de que as coisas estão misturadas: as demandas da advocacia e os afazeres domésticos.
Além disso, em casa há muitas distrações. Afinal, muito do que é lazer está facilmente ao alcance, como a televisão e os livros. Por este motivo, o home office exige de profissionais de advocacia uma rotina que requer disciplina.
1. Local de trabalho
Onde trabalhar é uma das grandes questões do home office na advocacia.
Embora a tradução literal seja trabalhar em casa, não significa necessariamente que seja preciso realizar as atividades laborais dentro da própria residência. Sempre há a possibilidade de ir para um coworking ou cafeteria. Mas, isso pode ter algumas limitações. Por exemplo, não poder levar todos os materiais necessários para trabalhar.
Assim, a maioria dos advogados e advogadas opta, mesmo, por trabalhar em casa. Nesse caso, o recomendado em tudo o que se lê sobre a rotina da advocacia no home office é para encontrar um lugar – no quarto, na sala ou em outro cômodo – para ser a “mesa do escritório”. Isso ajuda a delimitar o espaço e o momento de trabalhar. Portanto, tudo deve estar facilmente ao alcance: computador, canetas, lápis, caderno de anotações, telefone, etc.
Com esse espaço organizado, é mais fácil para os profissionais e demais pessoas da casa saberem que é hora de trabalhar e, por isso, é melhor evitar interações.
Uma orientação é combinar com essas outras pessoas que esperem para falar o que necessitam em certos horários, como os mais próximos das refeições, por exemplo. Dessa maneira, é possível manter o foco e a concentração e estabelecer o momento de dar atenção à família.
2. Períodos de trabalho
Desempenhar as atividades em home office é algo muito natural para alguns, que não se incomodam com a louça que precisa ser lavada
ou o barulho das crianças assistindo à televisão.
Já para outros advogados e advogadas, é difícil manter a produtividade com tantas tarefas domésticas para serem feitas ou crianças para dar atenção.
ao menos até certos hábitos serem incorporados à rotina, o recomendado para profissionais de advocacia com essa dificuldade é que definam períodos do dia para realizar cada atividade. A agenda pode ser mais ou menos assim:
- 6h – acordar, fazer a higiene matinal, trocar de roupa, cuidar das plantas e do cachorro;
- 6h30 – sair para caminhar, correr, andar de bicicleta, etc;
- 7h30 – tomar café;
- 8h30 – tomar banho;
- 9h – começar a trabalhar: fazer contato com os clientes, reunir documentos, fazer a reunião com a equipe do escritório (se houver); começar a elaborar uma petição;
- 12h – intervalo para o almoço;
- 14h – retorno ao trabalho: responder e-mails, terminar a elaboração da petição, revisar documento, ir para audiência;
- 18h – fazer as tarefas de casa;
- 19h – intervalo para jantar;
- 20h – tempo com a família;
- 22h – dormir.
Com o tempo, podem ser feitas adaptações e alterações nos horários para que o dia fique mais confortável e seja mais agradável trabalhar em home office na advocacia. A questão é criar o hábito primeiro.
3. Ter metas
Definir metas também ajuda profissionais de advocacia a trabalhar bem em casa. Uma possibilidade é dividir as tarefas relacionadas a um processo para que cada uma seja concluída em um período curto de tempo. Talvez em um dia ou dois.
Dessa maneira fica mais fácil visualizar o que ainda precisa ser realizado. Também é melhor de mensurar o tempo necessário para finalizar tudo, conforme as atividades forem sendo feitas e as tarefas evoluírem.
Com isso, mantém-se, também, o gerenciamento das atividades inerentes à prática advocatícia e verifica-se, ainda, a produtividade. Algumas ferramentas que podem ajudar a organizar isso diariamente são o Trello, que é gratuito, e o Monday, cuja melhor versão é a paga, ou um software jurídico que detenha essa funcionalidade.
Conclusão
Enfim, o home office na advocacia não é uma novidade. Apenas se tornou mais necessário em função da pandemia de Covid-19 que assolou o Brasil em 2020. Com isso, profissionais de advocacia descobriram o quanto ter flexibilidade quanto ao local de trabalho pode ser benéfico.
Agora, muitos se preparam para estabelecer o home office como o único modelo de trabalho na advocacia. E podem contar com a legislação como suporte, já que a Reforma Trabalhista de 2017 prevê o trabalho à distância em algumas de suas regras, tais como:
Art. 75-C. A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.
Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.
O exposto no artigo se aplica a escritórios com profissionais de advocacia contratados no regime CLT ou a profissionais que pretendem formar uma pequena equipe, com recepcionista e estagiário(a).
De qualquer maneira, o que a lei regulariza é uma prática que já vinha ganhando espaço nas relações de trabalho e, agora, apresenta-se como a vanguarda do Direito. Tudo porque o movimento da sociedade tem fortalecido a adoção do home office como um modelo de trabalho, em função de seus benefícios.
Ao acompanhar esse movimento a advocacia não se desfaz. Apenas evolui e garante a realização de sua missão, que é evoluir junto com a sociedade para supri-la em suas demandas.
