Duas coisas são muito importantes na advocacia do futuro. A primeira delas é entender o que acontece de evolução no ecossistema da Justiça. A outra é entender o que é inovação.
As pessoas estão muito habituadas a relacionar o ato de inovar com a transformação digital quando, na verdade, inovação e transformação são coisas muito diferentes. A inovação não depende, necessariamente, da tecnologia para acontecer. Qualquer mudança na rotina, feita com o objetivo de melhorar o dia a dia, é uma inovação posta em prática.
A questão é que para inovar, não basta ter somente o conhecimento jurídico. Existem outras áreas que são tão importantes quanto e que contribuem para desenhar o escritório de advocacia do futuro. Sem essa interação, hoje não existiriam tantas maneiras de resolver tudo em um clique. Nem mesmo no segmento jurídico. Portanto, para chegar a esse resultado, é necessário que haja convergência do conhecimento de muitos profissionais, entre eles, os do Direito. É isso o que torna o processo eletrônico possível e também o desenvolvimento de soluções para peticionar eletronicamente, de maneira unificada.
Em resumo, essa é a fórmula para o número cada vez maior de tecnologias, aplicativos, softwares e afins que vem surgindo com o propósito de solucionar questões específicas da advocacia, como peticionar de forma mais ágil. A questão, no entanto, é como isso impacta efetivamente no escritório de advocacia. Um panorama geral sobre isso pode ser obtido a partir da análise do crescimento exponencial da tecnologia.
Advocacia do futuro: impactos da inovação e da transformação
Um fato é que a estrutura dos escritórios de advocacia já não é mais o mesmo, embora o ambiente físico ainda se pareça muito com o que existia anos atrás. Algumas das mudanças significativas são a adesão ao escritório digital, e a diversificação das equipes, formadas por profissionais da área de estatística e tecnologia da informação, para citar alguns exemplos. Os litígios que, por muito tempo, foram o “carro-chefe” dos negócios jurídicos, já deixaram a posição central para abrir espaço para a prestação de novos serviços jurídicos.
Por essa simples análise, já dá para ter uma noção de como os tradicionalismos estão, aos poucos, sendo reestruturados para adaptar o ambiente à advocacia do futuro. Com isso, algumas oportunidades de atuação se abrem no novo mercado jurídico, incitadas pelos 6Ds das tecnologias exponenciais:
1. Digitalização
Fica fácil entender o primeiro D olhando para a evolução dos processos. Antes, eles precisavam ser protocolados fisicamente. Além disso, arquivados em pastas volumosas nas prateleiras dos Tribunais. Agora, todo processo pode ser enviado eletronicamente e armazenado nos servidores do Judiciário. Isso comprova, portanto, o potencial dos negócios digitais e como é necessário adaptar-se a eles.
O digital tem um alcance quase imensurável. Dependendo de onde está disponível a informação, ela pode ser acessada por pessoas de todo o mundo no tempo que leva uma busca na internet. Essa compreensão sobre a digitalização precisa estar muito clara para quem almeja atuar na advocacia do futuro.
2. Decepção
Já vivemos em um mundo digitalizado. Então, qualquer nova ideia pode sofrer a concorrência dos negócios tradicionais. Também, de outros negócios digitais. Ou seja, a estratégia planejada pode não surtir o efeito esperado logo no início da implementação. Esse é o momento da decepção. Entretanto, não significa que o planejamento não dará certo. Apenas, que pode ser necessário paciência até a ideia se disseminar e obter os primeiros resultados.
3. Disrupção
Disrupção é a palavra em alta. Tudo o que se fala sobre a advocacia do futuro e o novo cenário do mercado jurídico é disruptivo, segundo quem já atua na área. Mas, o que significa a disrupção de fato?
O maior exemplo é o da Kodak que, mesmo tendo desenvolvido uma câmera fotográfica digital, preferiu manter o foco nas câmeras que usavam rolos de filme. A possibilidade de a nova tecnologia ser um negócio lucrativo e capaz de revolucionar o modo de fotografar não preocupava a empresa. Hoje, quase ninguém mais se lembra da Kodak, a não ser por essa história.
Como isso poderia acontecer na advocacia? Um exemplo são os escritórios de advocacia que já investem em recursos tecnológicos para analisar os dados dos processos e, assim, determinar estratégias mais assertivas para os escritórios. Esses negócios jurídicos viram nisso uma possibilidade de romper com o modelo vigente de advocacia. Enquanto eles estão modificando a prática advocatícia e se tornando mais competitivos, os demais permanecem operando no mesmo modelo de anos atrás, conquistando sempre os mesmos resultados. Mediante esses dois cenários, qual parece mais eficaz?
4. Desmonetização
O melhor exemplo para explicar a desmonetização continua sendo o da Kodak. Originalmente, o caso é narrado no livro Bold, de Peter Diamandis. Resumidamente, ele conta que a partir do lançamento do iPhone e demais smartphones desenvolvidos e postos à venda posteriormente, as pessoas puderam ter suas próprias câmeras digitais, na forma de aplicativo. Afinal, a grande maioria dos novos modelos de telefones celulares já ofereciam essa opção. Dessa maneira, os consumidores passaram a adquirir dois produtos pelo preço de um, o que fazia o valor parecer relativamente menor.
A Kodak não teve força para resistir à digitalização e mesmo antes de o iPhone se tornar sensação, já havia encerrado as atividades no mercado fotográfico. Isso mostra a força da tecnologia para a democratização e o acesso à serviços de menor custo. Também, demonstra como é importante adaptar-se a ela e buscar diferenciar-se, tendo-a como suporte.
Enfim, para não acabar como a Kodak, escritórios de advocacia tem de se portar mais como Steve Jobs. Olhar à frente o mercado jurídico e ver as oportunidades de negócio para lançar ideias inovadoras e disruptivas. Ideias capazes de entregar um valor que nenhum outro negócio entrega no mercado jurídico. Essa é a estratégia para tirar o valor financeiro do “jogo”. Pode não parecer fácil, mas é possível.
5. Desmaterialização
Até aqui, usamos o exemplo da Kodak para mostrar a força das tecnologias exponenciais. Contudo, é possível observar acontecimentos semelhantes em outros mercados. Relógios despertadores, por exemplo. Há um número grande de pessoas que acordam todos os dias com o aplicativo de relógio do celular. É raro alguém acordar com rádios relógios tocando o som alto e desagradável na hora de acordar.
Essa é a desmaterialização que acontece no mundo das tecnologias digitais. Algo surge e torna o que estava instaurado anteriormente menos usual. Fitas cassetes quase não são mais encontradas, por exemplo, porque é possível ouvir música a partir de serviços de streaming há alguns anos, já. Os aplicativos são disponibilizados para download gratuito e o som pode ser compartilhado via bluetooth com caixas de som pequenas e potentes. O que também tornou desnecessário o uso de aparelhos de rádio.
É em função desse cenário que escritórios de advocacia precisam ser criativos e inovar. Assim, evitam tornarem-se aparelhos de rádio ou fitas cassete. A substituição total nunca irá ocorrer. No entanto, quando surgir uma nova opção no mercado jurídico da advocacia do futuro, as pessoas poderão preferi-la, pela agilidade. Portanto, é preciso deixar de ser expectador e se tornar protagonista de novas soluções ou formas de trabalhar para não se desmaterializar.
6. Democratização
O último D em que resultam as tecnologias exponenciais é o de democratização. E não à toa. Não era raro ter de ir ao escritório de advocacia para receber do profissional de Direito uma atualização do processo. Em tempos atuais, basta digitar o nome em um site de busca que, sendo o processo público, já é possível encontrar nos primeiros resultados o número do processo e as últimas movimentações que aconteceram.
Dessa maneira, o acesso e o compartilhamento das informações se torna gratuito, rápido, menos trabalhoso e democratizado. A advocacia precisa compreender todo esse processo para saber em que cenário está inserida. Além disso, quais são os passos para adaptar-se, transformar-se e se destacar. O escritório que conseguir compreender e utilizar corretamente as possibilidades existentes, muito provavelmente estará melhor inserido na advocacia 4.0.
Por onde começar a jornada de inovação e transformação?
Alguns escritórios já estão no caminho da inovação e da transformação para estar à frente no que se denomina advocacia do futuro. Para isso, elaboraram e implementaram:
1. Plano de inovação
É um hábito de muitos escritórios de advocacia elaborarem um planejamento estratégico e até mesmo um plano de marketing. No entanto, poucos são os que elaboram um plano de inovação. Os que o fazem, contudo, tendem a tornarem-se referência, pela iniciativa de preocuparem-se em já estar preparados para a advocacia do futuro.
Para esses escritórios, o plano de inovação é uma possibilidade de consolidação do mercado futuro. Ainda, para alcançar a rentabilidade determinada para um certo período de tempo. É com isso em mente que planejam formas de inovar.
Na prática, esses planos incluem treinamentos internos capazes de gerar novas ideias para garantir o sucesso no desempenho do escritório. Ainda, conexão com legaltechs para desenvolver ou implementar soluções prontas que podem gerar maior produtividade. O importante é ter essas ações mapeadas dentro de objetivos considerados chave (OKRs) para o escritório. Sem esquecer que os resultados (KPIs) precisam poder ser medidos. Caso contrário, não há como saber se o plano de inovação está alcançando as metas.
2. Legal design
O legal design é um conceito novo, que apenas recentemente começou a se inserir na advocacia. Por algum tempo, entendia-se que legal design significava o mesmo que design thinking, porém, voltado ao Direito. Agora, sabe-se que o legal design e o design thinking são metodologias completamente diferentes.
O legal design é, de certa forma, uma maneira de reinventar o Direito e os meios pelos quais profissionais de advocacia exercem suas atividades, e entregam valor a seus clientes. Por intermédio do legal design, muitos escritórios de advocacia têm repensado os produtos e os serviços que oferecem a seus clientes.
Alguns já abandonaram, por exemplo, o uso da linguagem jurídica para se comunicar com pessoas que não conhecem e nem atuam na área do Direito. Com isso, alteraram a forma como redigem contratos e termos de uso. Assim, mesmo que exista o documento formal, criam, por exemplo, páginas na internet para facilitar o entendimento das cláusulas contratuais.
Esse tipo de iniciativa é a provocada pelo uso do legal design na área jurídica. O objetivo é facilitar e entregar para o cliente algo que é realmente útil para ele e fácil de compreender. Mas, para que essas iniciativas surjam, dependem de inovação e criatividade.
Algo importante é que o legal design, apesar de ter o foco em melhorar a experiência dos clientes e o acesso à Justiça, também pode ser aplicado internamento nos escritórios de advocacia. Dessa forma, a metodologia contribui para a execução de melhorias nos pontos identificados como gargalos internos que atravancam o crescimento do negócio.
3. Legal operation
A exemplo do legal design, o legal operation também é uma área confundida com outra. Inúmeras pessoas acreditam que se trata de controladoria jurídica quando, na verdade, detém um conceito bem mais amplo.
O legal operation integra fluxos de trabalho, pessoas, processos internos, orçamentos e finanças, tecnologia, clima organizacional e tudo o mais que não é exclusivo da área jurídica. Portanto, surgiu justamente com esse propósito: cuidar das diversas atividades necessárias ao escritório de advocacia, mas que não precisam necessariamente serem realizadas por profissionais de Direito para que os especialistas jurídicos possam cuidar daquilo que é inerente a sua profissão.
A maior parte dos escritórios que implementaram um departamento de legal operations utilizam tecnologias que atendem e agilizam a gestão do escritório de advocacia. Até porque, isso permite aos profissionais de Direito tempo para atuar de maneira mais estratégica.
Escritórios que detêm profissionais dedicados à função de Chief Legal Operations Officer, antes, realizaram uma preparação. Como primeiro passo para implementar o departamento, focaram na estruturação da controladoria jurídica. Depois, na contratação de softwares jurídicos para compilação de dados e indicadores. Por fim, concentraram-se em estimular a proatividade da equipe jurídica e em manter controles mínimos de pessoas e finanças.
4. Gestão ágil
A gestão ágil é uma metodologia usada por empresas que desejam a melhoria contínua de suas operações. Logo, é outro recurso que migra do mundo empresarial para os escritórios de advocacia.
Alguns objetivos da gestão ágil é otimizar os fluxos de trabalho, aumentar a produtividade e elevar as perspectivas de sucesso dos negócios a partir dos resultados entregues para os clientes.
Como a gestão ágil foca em prazos, pode ser facilmente usada para a formulação de um cronograma para a execução dos projetos jurídicos. A forma prática de fazer isso é implementando alguma ferramenta para gestão dos projetos. As três mais conhecidas para métodos ágeis são o Kanban, Scrum e Lean.
Kanban
O Kanban baseia-se no uso de cartões com palavras-chave escritas neles que identifiquem o tipo de atividade. Por exemplo, em um escritório de advocacia, nesses cartões poderiam constar as atividades relacionadas ao começo de um processo: elaborar a petição inicial, revisar a petição inicial, enviar a petição inicial, acompanhar o protocolo da petição inicial.
Todas essas tarefas podem ficar expostas em um quadro, separado em colunas: Para fazer, Fazendo, Feito. Ao iniciar a redação da petição inicial, por exemplo, o cartão com essa atividade sairia da coluna Para fazer e iria para a coluna Fazendo. Quando essa tarefa é concluída, o cartão seria movido para a coluna Feito.
O Kanban, portanto, nada mais é do que uma forma mais transparente de saber o status de cada atividade relacionada ao projeto jurídico em execução.
Scrum
O Scrum é outra metodologia que teve origem em empresas desenvolvedoras de softwares e que foi gradativamente inserida na advocacia. É muito usada para planejar e gerenciar projetos.
O Scrum trabalha com ciclos de execução de tarefas, as chamadas sprints. Esses ciclos podem durar uma semana, 15 dias ou um mês. Quem define qual será o período de duração da sprint é a equipe de trabalho.
A ideia é que no início de cada ciclo seja feita uma reunião com todas as pessoas e sejam definidas as tarefas que cada uma terá de ter concluído até o fim do período determinado. Para que a sprint não encerre com tarefas incompletas, o ideal é realizar reuniões diárias, de rápida duração, conhecidas como dailys.
Essas microrreuniões devem ter a duração máxima de 15 minutos e serem feitas em pé. É um momento para cada profissional informar no que está trabalhando e se há algum problema para prosseguir. Com isso,há possibilidade de intervir rapidamente caso seja necessário.
Lean
O lean é uma metodologia que busca principalmente tornar as pessoas mais produtivas. Em resumo, é uma forma de tornar os procedimentos internos mais enxutos e não gerar desperdícios, seja de tempo, recursos financeiros, mão de obra, etc.
Na metodologia lean, somente os recursos estritamente necessários são utilizados na realização das atividades. Como isso é algo que interessa e pode ser aplicado a qualquer tipo de negócio, o lean também passou a ser usado por escritórios de advocacia.
Os negócios jurídicos que atuam com base nessa metodologia conseguem identificar e eliminar problemas que impedem seu crescimento de forma mais fácil. Além disso, elaboram e seguem fluxos de trabalho bem estabelecidos. Ainda, realizam as tarefas conforme a prioridade. Por último, executam entregas contínuas e de qualidade.
Advocacia do futuro: uma realidade sem volta
Enfim, a conclusão é de que para atuar no novo mercado jurídico é preciso aderir a novos métodos de trabalho, muito diferentes daqueles que eram observados na advocacia até pouco tempo. Também, que o olhar não pode estar restrito ao tecnicismo do Direito. É necessário somar a isso um olhar mais amplo para o mercado em transformação em que profissionais de advocacia já atuam e passarão a atuar cada vez mais.
Todas as pessoas estão vivendo e se adaptando a novos serviços e formas de se relacionar. Não há como a advocacia, tão essencial para a garantia dos direitos dos cidadãos, não acompanhar essas transformações. O único caminho, portanto, é o escritório e o profissionais estarem preparados para a advocacia do futuro.
