As vantagens do escritório digital sobre escritórios tradicionais

 

Ter um ambiente de trabalho altamente informatizado é um diferencial estratégico dentro do mercado atual. O escritório de advocacia que se destaca por isso é visto como sendo altamente produtivo. 

Claro que o simples fato de ter tecnologia abarcada no escritório de advocacia não é o único diferencial de produtividade. Mas, com certeza, as soluções como serviços em nuvem, assinatura digital, sistemas de videoconferência e outras, permitem que um escritório possa diminuir a sua infraestrutura. E, também, alcançar a otimização dos recursos financeiros.

O uso dessas ferramentas, que hoje integram o que se denomina escritório digital, é um movimento de evolução para tornar o dia a dia mais eficiente, dentro da complexidade que permeia o ambiente jurídico.

Há controles de prazos a serem feito, audiências a serem marcadas, peças jurídicas a serem elaboradas, clientes para serem atendidos, tarefas a serem distribuídas, e um sem fim de atividades que se não forem muito bem organizadas, podem se perder. E, para um advogado, deixar de dar atenção a qualquer uma dessas tarefas pode ser um complicador para angariar a satisfação do cliente. Sem contar que também pode influenciar nas recomendações para novas oportunidades.

Nisso, as tecnologias à disposição dos escritórios de advocacia, e que ajudam a constituir o escritório digital, também podem ajudar. Pois, a automação é outro meio de gerar ao advogado um ativo que faz poder investir no networking: tempo. Sem que ele precise executar tarefas repetitivas, cansativas ou se deslocar para solucionar questões que podem ser facilmente resolvidas por outros meios, há maior possibilidade de fortalecer os relacionamentos.

Neste artigo, você poderá compreender as vantagens de tornar o seu local de trabalho em um ambiente tecnológico e produtivo. Além disso, iremos lhe auxiliar nessa migração do tradicional para o digital. Acompanhe!

Escritório digital: entenda por que é a melhor opção

Existem diversas vantagens em tornar o seu escritório em um ambiente digitalizado e otimizado. Conheça as principais.

1. Segurança da informação

O volume de informações que trafegam nos escritórios de advocacia, às vezes, é difícil de medir. Mesmo escritórios de menor porte, tem muitos dados de clientes com que lidar. E todas essas informações precisam ser bem guardadas. Afinal, ali constam as justificativas, as provas e o que mais é necessário que faça parte de um processo.

Os advogados não podem correr o risco de perder um documento, que contém as informações necessárias a um processo. É preciso garantir a sua segurança. Até porque, o cliente está confiando que o advogado saberá o que fazer e onde manter cada informação. Tenha ela um grau maior ou menor de importância. Seja ela sigilosa ou não.

Afinal, todos os documentos que são armazenados tem a sua importância. E ter de solicitar ao cliente novamente a informação pode não ser a melhor atitude. O advogado que faz isso está suscetível a ser visto, no mínimo, como desorganizado, descuidado ou desinteressado. Uma visão incômoda quando o cliente espera ser a prioridade do advogado.

Cuidar da documentação também é preservar a imagem do escritório de advocacia. E quanto melhor a imagem, maior é a chance de o escritório ser melhor posicionado, frente aos seus concorrentes.

Neste sentido, contar com o ambiente digital para poder guardá-los e acessá-los de forma segura é imprescindível. Além disso, manter todos os dados do escritório na nuvem tem as seguintes vantagens:

  • centralização e integração de dados e históricos dos clientes;
  • facilidade de acesso e de disponibilização dos arquivos;
  • pesquisas rápidas, que podem ser realizadas em qualquer lugar, a qualquer hora;
  • consultas simultâneas aos registros, processos e prazos;
  • compartilhamento de informações com gestores e colaboradores do escritório;
  • agilidade para atividades que demandam consultas a vários documentos, ao mesmo tempo;
  • fortalecimento das práticas de governança e compliance;
  • e, umas das mais importantes: a preservação do meio ambiente.

2. Redução dos gastos

Ter um escritório digital faz bem para as finanças da empresa, também. Tanto para o advogado que vai abrir o próprio escritório de advocacia, quanto para os que já estão com a estrutura consolidada.

A maior vantagem, para os que organizando a abertura do escritório, é a preocupação menor com móveis, por exemplo. Antes da possibilidade de armazenar documentos na nuvem, por exemplo, os advogado precisavam de um espaço amplo. Pois, era preciso ter onde colocar os armários em que seriam guardados os arquivos físicos.

Agora, esta já não é mais uma preocupação. E o investimento que seria feito em mobiliário pode ser economizado. Há ferramentas gratuitas, como o Google Drive ou o DropBox, que podem cumprir esse papel. Ou o valor pode ter parte reinvestido na contratação de ferramentas mais robustas para atender às demandas do escritório, como um software jurídico para enviar petições aos Tribunais.

Esse movimento também pode ocorrer em escritórios já formados. Nesse caso, a opção pode ser evitar os arquivos físicos e digitalizar os que já estão organizados nos armários comprados para esse fim. A implementação das tecnologias existentes para proteção de arquivos na nuvem, aos poucos, faz com que a cultura do escritório também se altere. Desse modo, cada vez mais ferramentas podem ser buscadas para fazer do escritório um escritório digital.

O baixo custo de manutenção das atividades automatizadas, aliado a uma eficiência extremamente interessante, são alguns dos benefícios dessa evolução.

Além disso, apostar em um ambiente de trabalho digitalizado faz com que a empresa adquira mais agilidade e, principalmente, diminua os custos.

3. Maior flexibilidade nos processos de trabalho

Por falar em agilidade, para os profissionais de direito que precisam viajar a trabalho, manter todas as demandas e rotinas do escritório em um ambiente digital é um grande trunfo.

Provavelmente, em algum momento, um advogado já vivenciou o seguinte cenário: saiu do escritório para uma reunião com um cliente, certo de que estava com todas as informações do processo em mãos. E, no meio da reunião, se dá conta de que um documento faltou. Ficou no escritório, sem que percebesse.

Uma situação desconfortável, porém, fácil de ser solucionada quando o advogado preocupa-se em manter todos os documentos em um local que o permita acessá-los de onde estiver, de qualquer dispositivo. Isso também faz com que o advogado consiga trabalhar de qualquer local, sem precisar ficar refém do próprio escritório. O que é uma vantagem, considerando o seguinte cenário: no mesmo dia, o profissional pode ter de estar presente a duas audiências, no mesmo local. Entretanto, há um intervalo de duas horas entre elas. Calculando o tempo que leva para ir até o escritório e retornar depois ao Tribunal, o período de trabalho seria reduzido para uma hora, no mínimo. A não ser que tudo esteja acessível. Nesse caso, ele pode permanecer no Tribunal e dedicar essas duas horas às demais tarefas, enquanto aguarda a outra audiência iniciar.

Portanto, dispor de um escritório digital gera maior flexibilidade. Além disso, aumenta a produtividade no trabalho e é uma excelente forma de gerar autonomia em relação a um escritório físico.

4. Videoconferência com os clientes

Outra vantagem de aderir ao escritório digital é poder realizar as reuniões com os clientes por videoconferência. Este fator está ligado, também, à diminuição de custos, à agilidade nos processos, e essencialmente, à disponibilidade que o meio digital oferece ao profissional. Ele não precisa mais se deslocar, constantemente, para cumprir a demanda de reuniões e consultorias.

Ou seja, sair do escritório torna-se necessário somente em situações para as quais realmente não há outra alternativa. Com isso, o advogado reduz o tempo que é necessário separar na agenda para ter um encontro com um cliente. Não é mais preciso dedicar, pelo menos, duas horas do dia para um caso, por exemplo (uma hora para ir e voltar, e uma hora de reunião).  A partir do uso de ferramentas como Skype e Hungouts, só o tempo de reunião, de uma hora, é o que o advogado precisa prever entre as tarefas do dia.

5. Gestão de processos ao seu alcance

Existem softwares de gestão de processos jurídicos que são ideais para os profissionais do direito. Ainda mais para os que buscam praticidade no desempenho das suas funções. Com eles, é possível obter relatórios personalizados e economizar tempo na procura de documentos em pastas, evitando, até, a perda dos arquivos.

Esses softwares também auxiliam na gestão de prazos e processos do escritório de advocacia. Alguns ainda colaboram para o gerenciamento de tarefas e controle dos atendimentos realizados. Também ajudam na gestão de pagamentos e recebimentos. E, nessa linha, existem ainda os que dispõe de modelos padrão de documentos e processos.

E essas não são soluções apenas para escritórios com um alto volume de processos ou grande número de advogados. Muitas delas podem ser facilmente implementadas e utilizadas em escritórios com um ou dois advogados atuando. Especialmente porque algumas dessas soluções trabalham com número de logins necessários. O que faz com que o valor do plano varie de acordo com o número de profissionais que irão acessar o sistema.

Como migrar um escritório tradicional para um escritório digital

Migrar para um escritório digital é uma questão de saber utilizar as oportunidades, em meio às suas necessidades. As assinaturas eletrônicas são um bom exemplo disso, pois eliminaram um grande impeditivo para que os processos tivessem o seu andamento normal e agilizado.

Mas quando se pensa em aderir ao ambiente digital, é preciso analisar todo o contexto de forma estratégica. Daí vem a importância de conhecer bem cada processo do escritório, além de entender o que os seus clientes necessitam. Assim, é mais fácil identificar as atividades que podem se beneficiar com a digitalização, bem como perceber quais demandas não são passíveis de serem incluídas na estratégia.

Para os profissionais que desejam ganhar maior competitividade no mercado e, ao mesmo tempo, diminuir seus custos, migrar para um escritório digital é uma tendência interessante de ser observada. A cultura da inovação pode trazer diversos benefícios, como pudemos analisar ao longo do texto.

E é justamente no sentido de otimizar processos e entregar excelência aos clientes que o PeticionaMais foi criado, para que os profissionais do direito sejam referências em seus serviço por meio da transformação digital. Saiba mais sobre a ferramenta!

 

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