Com o PeticionaMais, Guimarães Sanches não perde mais tempo com protocolos

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Para Joyce Sanches, sócia do Guimarães Sanches Advogados, de São Paulo, a implantação de soluções tecnológicas antes da pandemia foi essencial para que o escritório pudesse migrar com agilidade para o home office e manter a produtividade. “Deus ajuda quem cedo madruga”, brincou a advogada. “A gente sentiu a demanda, os fóruns parados, mas no dia a dia, em uma semana, já estava todo mundo em casa trabalhando normalmente em período integral, logado, remoto, tudo na nuvem”, disse.

Uma das soluções implantadas antecipadamente foi o PeticionaMais, que além de ter ajudado a descomplicar a migração para o trabalho remoto, ainda proporcionou aumento de produtividade, faturamento e economia de gastos à operação do Guimarães Sanches.

“O que nós temos de maior valor hoje em dia é tempo. E o PeticionaMais economizou muito tempo da equipe. Demandava muito ficar preenchendo tudo em diferentes sistemas. E os nossos advogados conseguem hoje em dia focar, fazer melhor uma peça, pois sabem que não vão perder tempo com protocolo”, explicou Joyce Sanches.

 Testemunhas da transformação da advocacia

Empreender no Direito era um sonho de Marcus Vinicius Guimarães Sanches, namorado de Joyce desde os tempos do colegial. Na faculdade, ela sonhava em ser magistrada, mas após o casamento depois da formatura, decidiu apoiá-lo no empreendimento. No início, enquanto ele tocava o novo projeto, ela trabalhava em outro escritório para ajudar a pagar as contas. Foram cinco anos de muito esforço até que os resultados começaram a aparecer e o casal, enfim, passou a se dedicar integralmente na própria empresa.

Hoje, além de Marcus Vinicius e Joyce, o Guimarães Sanches tem outro sócio, o Anderson Wanderley Rodrigues. A operação conta com 70 funcionários, ou “70 famílias envolvidas no nosso sonho”, como a advogada costuma falar. Está sediado em São Paulo, capital, mas atende clientes do Brasil todo, principalmente instituições financeiras, com ênfase na administração contenciosa de processos em massa. Atualmente o Guimarães Sanches administra uma carteira de cerca de 6 mil processos.

A empresa tem 15 anos de atuação, mas a sociedade de fato vem de mais de duas décadas. Nessa trajetória, eles puderam testemunhar as transformações na Justiça e na advocacia e se adaptar a elas de forma a crescer e ganhar expressividade no mercado. Vivenciaram, por exemplo, a transição entre o processo físico e o processo digital nos Tribunais de Justiça do Brasil.

“Muita coisa mudou. Sou da época do fichário. Era tudo manual, arcaico mesmo, quando comecei. Hoje em dia é muito mais fácil. Eu converso com meus estagiários quando eles reclamam de alguma coisa e falo: ‘Meu amigo, você poderia estar em uma fila com 50 pessoas na sua frente. Veja pelo lado bom, você pode esperar o sistema voltar fazendo outra coisa.’”, comenta a advogada.

E a transformação digital da Justiça não diz respeito somente ao processo eletrônico, mas também a melhorar processos e atividades da advocacia. Joyce Sanches cita o âmbito extrajudicial, em que muitos contratos de cobrança são resolvidos com o apoio de soluções tecnológicas, sem precisar passar pelo Judiciário. E a própria operação do escritório: em 2014, o Guimarães Sanches chegou a abrir algumas filiais pelo Brasil, mas percebeu que era possível voltar a centralizar tudo em São Paulo.

“Ainda que nós estejamos distantes em uma reunião, uma viagem de negócios, hoje em dia estamos o tempo inteiro com câmera ligada, em videoconferência. Então a gente participa ativamente da vida do escritório e da vida profissional dos nossos colaboradores. E a tecnologia ajuda muito nisso”, explicou.

Resolvendo os problemas com protocolos

Assim como em muitos escritórios, a migração do protocolo físico para o eletrônico mudou o jeito de praticar a advocacia. Do dia para a noite, a responsabilidade de fazer o protocolo de forma correta foi transferida para os advogados. Eles passaram a lidar com novos e variados sistemas sem nenhum treinamento – algo mais complicado ainda para quem trabalha com clientes do Brasil inteiro.

A saída para o Guimarães Sanches, como em outras bancas, foi criar um setor de protocolos, com uma equipe dedicada a lidar com os variados sistemas e enviar as petições. Tudo de forma manual.

“Nós tivemos uma época em que o Jurídico era muito grande, com muitos processos. Aí tínhamos quatro ou cinco pessoas só para protocolar. E tinha muito turnover, fazíamos treinamentos de 3 em 3 meses porque os estagiários saíam, encontravam outro estágio. Era complicado”, relembra.

Protocolar em grande volume de forma manual pode acarretar transtornos como perda de prazos ou peticionamentos errados. Além disso, equipes dedicadas somente a essa tarefa costumam ter alta rotatividade, o que representa um gasto excessivo para o escritório. Disso, deriva um terceiro problema: a segurança digital.

Confiança para fechar negócio

No Guimarães Sanches, todos os protocolos são assinados digitalmente com o certificado do sócio Marcus Vinicius. À medida que a operação vai crescendo, torna-se difícil controlar quem tem acesso e com quem está o token do certificado digital. Isso é motivo de preocupação, uma vez que, em mãos erradas, essa assinatura pode ser utilizada para outros fins.

“Em 2019, meus sócios estiveram no ADV Conference, em Florianópolis, e conheceram o PeticionaMais. Eles voltaram com essa novidade empenhados em colocá-la em prática para resolver essas questões relativas ao protocolo”, contou Joyce Sanches.

Um fator decisivo para adotar a solução foi a confiança do Guimarães Sanches na Softplan, empresa desenvolvedora do PeticionaMais. Desde 2017, o escritório já era cliente do SAJ ADV, sistema de gestão completa para escritórios de advocacia.

“Foi muito rápido para tomar a decisão. Até pesquisamos outras soluções, mas já estávamos acostumados com o SAJ ADV, com as pessoas e com o atendimento da Softplan”, disse.

Em poucos dias o PeticionaMais já estava implantado no Guimarães Sanches. E os resultados já começaram a aparecer para a equipe, tanto em produtividade quanto em economia de recursos. Com a solução, o escritório trocou o setor de protocolo por mais advogados na operação – que são quem garantem o faturamento. Em média, 500 protocolos são realizados por mês em Tribunais de todas as regiões do país, em poucos segundos, por meio do PeticionaMais.

Hoje em dia, não dá para falar em advogar sem tecnologia. Não tem como. Os processos são digitais, então você tem que ter informações. As coisas mudam muito rápido. Por mais resistente que você seja, tem que ir atrás, estudar. É fácil, só precisa ter vontade de fazer”, finalizou a advogada Joyce Sanches.

Sobre o Guimarães Sanches Advogados

O escritório de advocacia Guimarães Sanches Advogados, sediado em São Paulo (SP) mas com atuação nacional, está há 15 anos no mercado. Tem como sócios Marcus Vinicius Guimarães Sanches, Joyce Ellen de Carvalho Teixeira Sanches e Anderson Wanderley Rodrigues – portanto é centenário na soma de experiências, força de trabalho e dedicação de seus colaboradores.

A união de vivências em diferentes ramos de atividade, repartições públicas, escritórios, assessorias, multinacionais e instituições financeiras, resultou em uma aliança inovadora, unindo a agilidade do trabalho em volume com a pessoalidade de causas exclusivas.

O Guimarães Sanches tem como seu principal diferencial a atuação jurídica nas diversas esferas do direito, com ênfase em soluções extrajudiciais, bem como na administração contenciosa de processos em massa, utilizando-se das inovações tecnológicas para administração de grande quantidade de processo, sem deixar de valorizar as relações humanas e alcançando excelentes resultados para seus clientes.





Author: Tomás M. Petersen
Jornalista, escritor, redator e analista de marketing na Softplan. Especializado em conteúdos sobre Justiça, tecnologia e inovação.

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