Todo advogado tem de saber como organizar um escritório de advocacia.
As razões são bem simples: para ter um ambiente de trabalho arrumado, em que se sinta criativo e inspirado a trabalhar;
1- para que o aspecto do escritório de advocacia cause uma boa impressão nos clientes;
2-porque ter um local organizado, com tudo no lugar e fácil de encontrar, ajuda a agilizar o trabalho.
É difícil fazer essa organização? Depende. Para advogados que recém vão estruturar o escritório de advocacia, essa parte, necessária a todo escritório, já pode ser prevista e, mais do que isso, planejada para já estar tudo pronto para ser executado quando o escritório começar a receber os clientes. No caso dos escritórios já atuantes, em que a organização não existe ou é falha, os passos para saber como organizar um escritório de advocacia podem requerer um esforço maior. Então, é hora de assumir a gestão e não protelar mais o que precisa ser feito!
Não tem como organizar um escritório de advocacia sem realizar estes 5 passos!
1- Voltar-se para a mesa de trabalho
Na mesa de trabalho é onde tudo costuma se acumular. No fim, em cima dela acaba ficando mais do que é necessário para desenvolver o trabalho. Evitar ou modificar isso só é possível com uma mudança de hábito. Terminou de escrever a peça jurídica e não vai mais precisar dos documentos para consulta? Resista ao impulso de guardar depois o arquivo de volta no lugar. Mesmo que a realização da próxima atividade seja rápida, só a comece depois de ter posto os papéis no devido lugar. Caso contrário, o risco de a tarefa de guardar ficar para amanhã e para depois de amanhã é muito grande.
2- Cuidar com a mesa de reuniões ou apoio
Pior do que deixar os papéis e processos acumularem-se na mesa de trabalho, é cair no erro de deixar tudo em cima da mesa de reuniões ou de apoio para consultar ou recolocar mais tarde nos arquivos. Na intenção de deixar tudo ao alcance para ser consultado quando for necessário, um processo pode se acumular em cima do outro e quando a pesquisa tiver de ser feita realmente, o tempo que se leva para localizar o que se quer pode ser maior do que se os documentos fossem buscados no acervo do escritório de advocacia.
Evitar um gasto maior de tempo no meio de uma montanha de papéis requer a mesma ação do primeiro item: mudar um hábito para deixar a mesa livre para o que destina: realizar reuniões ou ser um apoio, e não uma extensão bagunçada do arquivo.
3- Olhar para a rotina
A decisão tomada no item 1 – organizar a mesa de trabalho – e no item 2 – manter a mesa de reuniões livre – está intimamente relacionada a este item. Porque é o fazer todos os dias, conscientemente, que fará com que a mudança de hábito ocorra e se torne tão natural a ponto de ser integrada à rotina. E a rotina precisa ser respeitada. Ela existe para dar um direcionamento e fazer com que certos cuidados sejam executados e não esquecidos. O cultivo dos hábitos é que faz com que a bagunça não se instaure ou volte a se instaurar.
4- Adotar recursos tecnológicos
O uso de recursos tecnológicos pode contribuir, e muito, na organização do escritório de advocacia. Primeiro porque ter um software para peticionamento eletrônico unificado, por exemplo, agiliza o trabalho. Algumas soluções possuem até agendas integradas, o que facilita o mapeamento das atividades diárias, semanais e mensais. E como a maior parte mantém as informações salvas na nuvem, nenhum dado se perde. Para completar, o armazenamento virtual permite que os dados sejam acessados de qualquer local, a qualquer momento, por meio de todo tipo de dispositivo que possua acesso à internet.
5- Guardar somente o necessário
Há uma tendência de sempre guardar um papel que já foi usado e não é mais necessário, afinal, vai que precisa? Essa atitude pode comprometer, de fato, a organização do escritório de advocacia. Por causa desse pensamento, um monte de documento já desnecessário se acumula nos arquivos. O ideal é eliminar todo e qualquer papel que não faz mais sentido ser guardado. Mas se é difícil desapegar, a outra alternativa é digitalizá-lo e guardá-lo em uma espécie de arquivo morto, preferencialmente em uma pasta salva em uma conta do Google Drive, Dropbox ou OneDrive. Depois, faça a limpa necessária e elimine tudo o que está obsoleto. Abrir espaço é quase uma metáfora para dar lugar ao que está por vir.
Com estes cinco passos, não tem como errar ao organizar qualquer escritório de advocacia. Depois de tudo bem posto no devido lugar e a rotina bem implantada, é possível dar uma passo a frente transformar o escritório em um escritório digital.
