Abrir um escritório de advocacia é um passo grande para todo advogado, esteja ele no início da carreira ou com o nome já consolidado. É preciso pensar nas despesas que terão de ser pagas e tudo o mais que é necessário para começar a atuar no próprio escritório. Sem contar que, depois de aberto, há os custos para manter o escritório funcionando. A compreensão sobre essas duas etapas são importantes para entender como administrar um escritório de advocacia.
Dicas práticas de como administrar um escritório de advocacia
Algo fundamental para ter omo administrar um escritório de advocacia é possuir uma fonte de renda capaz de suprir as despesas advindas da abertura do escritório.
Muitos advogados iniciam o próprio negócio com o suporte de um amigo ou de familiares. Já outros tomam a decisão de abrir um escritório depois de adquirir experiência em outros escritórios. Nesse último caso, pode haver um planejamento financeiro para que parte dos ganhos sejam destinados à abertura do negócio.
Independentemente de quais são as possibilidades, a primeira preocupação deve ser com a sustentabilidade financeira. Por isso, junto com tudo o que é preciso ter planejado, como a locação ou compra do espaço físico para o escritório, é preciso planejar qual será a fonte de renda.
1. Gerar renda para as despesas
Uma alternativa é prospectar clientes que necessitem de assessoria jurídica de maneira recorrente. Esses são os que podem garantir uma renda mensal para o escritório de advocacia. Portanto, a negociação do contrato de honorários advocatícios deve ser claro quanto a prestação dos serviços.
Outra opção é o advogado atuar como correspondente jurídico. Só é preciso avaliar se o retorno, nesse caso, atenderá a necessidade de ganhos projetada para o escritório de advocacia.
2. Criar fundo para investimentos
O ideal é criar uma reserva que possa ser usada em investimentos necessários. Isso ajuda a evitar surpresas desagradáveis e contribui para o fluxo de caixa.
Alguns advogados que já administram os próprios escritórios de advocacia recomendam que pelo menos seis meses de aluguel sejam depositados em um fundo para investimentos. Afinal, é isso, também, que vai garantir o funcionamento do escritório.
3. Definir o perfil de clientes
Quais são os clientes que se quer atender? Essa é uma pergunta que os advogados precisam fazer a si mesmos quando tomam a decisão de administrar o próprio escritório de advocacia.
Não responder a essa pergunta pode gerar um problema de incompatibilidade. O escritório pode não estar de acordo com o perfil do cliente ou o cliente pode nem procurar pelo escritório por acreditar que não é o melhor lugar para ter suas demandas atendidas.
4. Listar as despesas fixas e variáveis
É importante para o fluxo de caixa, saber quais são as despesas fixas de um escritório de advocacia:
- aluguel;
- telefone;
- internet;
- celular;
- água;
- luz;
- condomínio, dependendo de onde o escritório estiver localizado;
- software jurídico.
Já as despesas variáveis, ou seja, aquelas que surgem esporadicamente, geralmente são as relacionadas a operação:
- tinta para impressora;
- café;
- água;
- itens de papelaria;
- copos;
- materiais de limpeza.
Dependendo do formato e do porte do escritório de advocacia, essas podem não ser as únicas despesas fixas e variáveis. Entretanto, são as que todo escritório detém. Ao menos no início.
5. Buscar conhecimento
Normalmente, a preocupação em como administrar um escritório de advocacia direciona tanto o foco do advogado para a geração de renda e a construção da carteira de clientes que pouco ele pensa em buscar conhecimento.
A questão é que com o máximo possível de conhecimento, o advogado pode ter um serviço melhor estruturado para oferecer aos seus clientes. Por essa razão, pode-se incluir nas boas práticas de administração do escritório de advocacia o investimento em cursos específicos da área e o estudo sobre doutrinas.
Esse conhecimento pode, ainda, ser compartilhado nas redes sociais ou por e-mail, para fortalecer a marca profissional. Ou seja, tem potencial para tornar-se um meio de captar clientes para o escritório de advocacia.
6. Organizar os processos
Cada advogado organiza os processos de uma maneira. Alguns preferem fazer cópia da documentação do cliente e preencher uma ficha de entrevista, na qual é anexada toda a documentação, a procuração e o contrato de honorários. Outros optam pela digitalização de todos esses documentos e em salvá-los em pastas no próprio computador ou em serviços de armazenamento na nuvem, como Google Drive e Dropbox.
7. Priorizar as demandas
Há escritórios que são especializados em uma determinada área de atuação e há os que atendem a todos os tipos de ações judiciais. Em meio ao volume de processos, é preciso saber como priorizar as tarefas. Caso contrário, um processo urgente, como um trabalhista com pedido de tutela de urgência, pode ficar sem a devida atenção.
Para que isso não ocorra, é possível elaborar critérios para definir qual será a ordem para a confecção das peças jurídicas, por exemplo. Será pelo prazo para protocolo da ação? Ou pelo tema?
A partir do momento em que o advogado souber qual é a diretriz para a priorização, consegue gerir os processos de forma mais efetiva.
8. Investir em publicidade
Mesmo que o escritório de advocacia esteja há pouco tempo no mercado jurídico e os gestores ainda estejam aprendendo a como administrar um escritório de advocacia, é importante investir em publicidade online e offline.
A publicidade online é a que circula na internet. São os anúncios que podem ser feitos no Google, Facebook, Instagram e LinkedIn. No início, não é necessário criar anúncios em todas as plataformas. Para começar, pode ser escolhida apenas a rede social mais utilizada pelos potenciais clientes.
No meio offline, os canais que podem ser usados são revistas, jornais e classificados. Dependendo do valor que há para destinar para a publicidade, o investimento pode ser direcionado primeiro para um canal. Depois, com o crescimento do escritório, ser ampliado para outros meios.
Com essas dicas, já é possível saber como administrar um escritório de advocacia. O próximo passo é entender como a tecnologia está mudando a prática do direito. O eBook Escritório Digital aborda o tema de uma maneira fácil de compreender. O download é gratuito.
