Uma ferramenta muito útil para os advogados é a criação de uma agenda de prazos processuais. Como cada processo tem características próprias e alguns prazos pré-estabelecidos pela legislação, a existência de um controle, para que nada se perca, torna-se essencial. Ainda mais considerando que a preocupação com prazos é algo constante na rotina dos operadores do Direito. Os advogados precisam estar muito atentos para cumpri-los e evitar o risco de que alguma ação seja perdida devido a uma simples falta de atenção aos prazos.
Uma maneira de redobrar a atenção é criar um meio de controle. Mas, o que não pode faltar nesse tipo de ferramenta? Confira, abaixo.
Como fazer uma agenda de prazos processuais?
Para ter uma agenda de prazos processuais, é importante entender quais itens não podem faltar em uma boa planilha ou software desse tipo. Listamos alguns requisitos básicos, abaixo:
- deve ser simples de operar e que, ao mesmo tempo, funcione como uma agenda e ajude na gestão do escritório de advocacia;
- precisa permitir que sejam listados todos tipos de prazos relacionados aos processos;
- garantir que possam ser identificados os responsáveis por atender cada demanda;
- deve permitir a edição em ambiente online, em qualquer dispositivo (tablet, computador ou smartphone), por mais de uma pessoa ao mesmo tempo, caso seja necessário.
Dispor desse tipo de apoio colabora com a organização e disciplina do escritório e, consequentemente, da equipe, que não pode falhar quando o desejo é o de alcançar os melhores resultados.
Acompanhe e saiba como ter uma agenda de prazos processuais eficaz!
Dicas para ter uma agenda de prazos processuais
Existem algumas planilhas de controle de prazos já prontas, e gratuitas, à disposição para download na internet. É possível escolher algumas e fazer um teste de uso por um tempo para verificar qual das soluções é a que melhor corresponde à necessidade do escritório de advocacia. O único problema em se fazer isso é a necessidade de ter de cadastras quase todas as informações em planilhas diferentes e alguma informação se perder no processo. É por essa razão que o uso dessa alternativa precisa ser bem avaliada.
Há um risco menor de as informações serem perdidas se o advogado escolhe ter o auxílio de um software jurídico. Muitos são desenvolvidos justamente para colaborar com o melhor controle dos prazos processuais. O entendimento sobre essa necessidade dos advogados é tão reconhecida que até o PeticionaMais detém uma agenda para o advogado poder organizar o seu dia a dia, embora o objetivo da plataforma não seja esse.
Enfim, qualquer que seja a escolha, o que o advogado vai precisar fazer, já no início, é organizar o calendário com as atividades e as metas. Provavelmente, será necessário parar algumas horas do dia para fazer esse levantamento. E embora haja um conhecimento prévio sobre os prazos dos processos, o mais confiável é consultar cada ação para confirmar a informação. Aqui a dica é contabilizar o tempo a partir do momento em que o advogado receber a citação ou a intimação de um determinado processo. Caso existam dúvidas quanto ao cálculo, é possível recorrer às ferramentas online para calcular prazos de processos, de acordo com o novo Código de Processo Civil (CPC) e Código de Processo Penal (CPP).
Uma dica é não marcar no calendário a data real para a conclusão do prazo. Imprevistos podem ocorrer e faltar tempo para lidar com eles. A não ser que a data agendada seja outra, alguns dias antes, para haver tempo para gerenciar contratempos. Mas é preciso ter cuidado para não resolver uma situação e gerar outra, mais complicada: o acúmulo que pode surgir dos agendamentos de prazos muito próximos. Caso seja possível organizar de outra forma, o adequado é ter um intervalo entre o cumprimento de um prazo e de outro.
Organizar-se desta forma já é bastante útil para o advogado, ao partir do princípio de que ele vai ter tempo pra realizar as atividades com a atenção e em um ritmo que não comprometa a qualidade. Pois isso é o que mais é afetado quando o profissional do Direito tenta realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Mesmo que todas sejam relacionadas ao prazo de um único processo, devem ser atendidas individualmente, em partes, para completar o todo.
Essa maneira de organizar a agenda também impacta na gestão de tempo do advogado e da equipe que trabalha com ele. Há uma tendência de a eficiência ser maior quando a definição do que é necessário fazer, em qual tempo, está mais clara. E há uma oportunidade para conhecer os tipos de processos e os prazos mais recorrentes que o escritório de advocacia atende, bem como o volume de demandas. Esse “DNA” faz com que a agenda de prazos processuais possa ser estimada e planejada a longo prazo, refletindo em produtividade.
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