Em um escritório de advocacia, gerir os processos de diversos clientes, acompanhar prazos processuais e as datas de audiências são algumas das muitas tarefas que os advogados realizam praticamente todos os dias. Como as atividades são muitas e o tempo é curto, a organização é muito importante para o sucesso.
Manter a produtividade de um escritório de advocacia não é uma tarefa fácil. Para dar conta das atividades e prazos processuais a cumprir, há algumas técnicas fundamentais para serem adotadas. É importante que o advogado saiba o que precisa para estar sempre atento aos fatores que podem contribuir para o aumento da eficiência, do crescimento e do reconhecimento do seu escritório frente o mercado, cada vez mais concorrido. Vamos conhecer algumas dessas técnicas fundamentais?
O que é essencial para aumentar a produtividade no escritório de advocacia
1. Procure otimizar as reuniões
As reuniões no escritório de advocacia sempre são necessárias, mas é muito importante que sejam feitas dentro de um prazo limitado e com agilidade, fazendo com que não se tornem improdutivas. A ideia é que antes da reunião, seja criada uma pauta, com os temas a serem discutidos e pessoas responsáveis. Comece a reunião no horário combinado e frise os objetivos com os presentes. Após a reunião, procure quais foram os pontos de concordância e desenvolva um plano de ação com os próximos passos. Além disso, lembre-se que com a tecnologia no Direito, muitos assuntos podem ser resolvidos sem que sejam necessárias mais reuniões. Opte pela comunicação via telefone ou internet, agilizando as atividades do escritório.
2. Utilize aplicativos e programas para gerir tarefas
Utilizar softwares e aplicativos para gerir tarefas é indicado pela praticidade no desempenho das funções e para a segurança no acondicionamento de dados. Desta forma, você poderá obter relatórios personalizados e economizar tempo na procura de documentos em pastas, evitando extravios. Esses aplicativos possibilitam realizar o trabalho em qualquer lugar, a qualquer hora. Logo sua produtividade e organização aumentam.
3. Estabeleça metas de desempenho
Nenhum programa ou gestão de produtividade dos mencionados acima adianta se você não tiver metas a serem cumpridas e prazos a serem atendidos. É preciso sempre estabelecer metas de curto, médio e longo prazo. Ou seja, as equipes precisam ter metas semanais, mensais e anuais, por exemplo. Cada profissional deve cumprir metas individuais e o time deve atingir metas em equipe, a fim de que todos sejam recompensados. Isso mesmo, produtividade sempre deve ser recompensada, seja com um bônus no salário, um dia de folga ou qualquer outro benefício que seja atrativo para todos. O importante é ter metas e mensurá-las, para manter a produtividade no trabalho. Caso o escritório não tenha embasamento para definir metas, pode usar como base os prazos e estatísticas próprias ou de outros parceiros.
5. Controle bem o seu tempo, mesmo que não seja faturável
Fazer uma boa gestão do tempo ajuda a aumentar a produtividade dentro do escritório. Isso porque você nunca vai saber o quão produtivo é até que esteja controlando fielmente como o seu tempo é gasto em todas as atividades, mesmo as mais rápidas. Essa é a melhor maneira de eliminar ineficiências em processos internos e gerar dados para estruturar os novos processos, e fazer o escritório lucrar mais. Lembre-se de separar um tempo para cuidar de você. Focar no seu bem-estar ajuda a deixar o dia mais leve.
6. Considere a ideia de um escritório sem papel
A atuação do advogado gera um acúmulo de papéis, inevitavelmente, das mais diversas naturezas. Na maioria das vezes, eles não podem ser descartados em um curto e médio prazo. Por isso, esses papéis se acumulam nos escritórios, tornando os ambientes mais confusos.
Todos esses documentos podem tumultuar e, por causa deles, muitos advogados se confundem, perdem prazos ou acabam interpondo os mesmos recursos mais de uma vez, gerando custos e desperdícios. Assim, a simples digitalização desses papéis e o armazenamento em programas de gestão ou plataformas seguras pode revolucionar a produtividade e a organização do escritório.
Além disso, dentro do escritório existe uma rotina de gestão e contato com o cliente, que também precisa da incorporação de algumas técnicas para que seja eficiente e produtiva.
7. Não se preocupe com os detalhes. Deixe-os por conta da tecnologia
O armazenamento de dados não é um trabalho para o cérebro, que está, cada vez mais, recebendo muitas informações diariamente. Não é por acaso que estamos ficando mais esquecidos e distraídos. Com um software de gestão, o escritório não só economiza a atenção de seus colaboradores, como mantém o controle de tudo o que acontece no dia a dia do advogado, permitindo que seja criada uma base de dados que pode ser acessada a qualquer momento.
8. Invista no relacionamento com o seu cliente
A maioria dos escritórios contam com um advogado para fazer o primeiro atendimento aos possíveis clientes. Nesse caso, o ideal é que o profissional tenha tato e saiba convencer a pessoa a aceitar os serviços e condições oferecidas. Por isso, é muito importante escolher os advogados certos para fazerem o atendimento ao cliente. É necessário que o profissional tenha o perfil desejado para a função e que receba treinamento específico para o cargo, pois os escritórios de advocacia com melhor produtividade são aqueles que capacitam os advogados responsáveis pelo primeiro atendimento ao público.
Muitos advogados esquecem de que não adianta ser diligente com o patrocínio da causa se isso não for demonstrado para o cliente. A solução é enviar um relatório para todos os clientes (semanal ou mensal), contendo as informações mais relevantes sobre o andamento do processo. Assim, a grande dica aqui é usar a tecnologia como forma de substituir o trabalho mecânico e desnecessário de uma pessoa da equipe na realização desta atividade.
O fim da relação entre cliente e advogado não se dá com o pagamento dos honorários, e sim com a assistência pós-processo. Além disso, colher o feedback do cliente é fundamental para que o escritório possa melhorar o serviço prestado.
A organização é parte fundamental do trabalho do advogado, principalmente para prestar uma boa assessoria jurídica. Para conhecer ferramentas que podem ajudar você a se organizar, assista ao segundo episódio da nossa websérie:
