O papel da tecnologia no escritório de advocacia

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A transformação digital alcança diversos ramos profissionais. Com isso, o perfil do advogado ganha novas características e agrega uma série de novas responsabilidades que agora são pré-requisitos para o exercício da profissão. Hoje, é importante para o advogado ter seu tempo otimizado, uma rotina organizada e, principalmente, estar disponível para atender solicitações de clientes e a par de tudo o que acontece com os processos.

Um dos principais desafios de escritórios de advocacia é a constante busca pela modernização e a priorização de atividades. Procura-se agilidade, eficiência e a melhor experiência, tanto para o advogado quanto para os clientes. Nesse sentido, a busca maior é por soluções. Entretanto, será que a transformação digital se resume a aderir à tecnologia no escritório de advocacia?

De fato, a tecnologia tem contribuído para o ambiente jurídico, tanto no aumento de produtividade e na gestão de um escritório, quanto na busca por vantagens competitivas. Tem se tornado cada dia mais difícil encontrar escritórios de advocacia que baseiam sua atuação em processos e arquivos físicos. A medida que a quantidade de papel diminui, a demanda por tecnologia aumenta. Considerando que os dispositivos móveis estão cada vez mais presentes, não há como as rotinas do escritório não estarem centralizados em soluções tecnológicas.

Ainda assim, o uso de tecnologia não é o único termômetro capaz de medir a taxa de sucesso da transformação digital. Existem outros fatores-chave que influenciam nessa medida e balizam o quanto a advocacia está de fato envolvida e experienciando a transformação digital.

Tecnologia no escritório de advocacia: fatores-chave da transformação digital

Os fatores-chave, capazes de determinar a taxa de sucesso da transformação digital em um negócio jurídico, levam em consideração, basicamente, a conduta das pessoas. Isso foi o que ficou claro na palestra livre sobre A tecnologia no direito: Inteligências e conexões entre conhecimentos para um jurídico 4.0, apresentada na Área de Exposições da Fenalaw 2019.

Para que a transformação digital seja um sucesso, ela depende da atitude de:

1. Líderes seniores

Nos ambientes em que os líderes seniores encorajam os empregados a experimentarem as novas ideias, fomentam o senso de urgência para a transformação digital e garantem a colaboração entre as áreas, a transformação acontece num ritmo maior.

2. Pessoas-chave

As pessoas-chave são as que incentivam os funcionários a desafiar o jeito habitual de trabalhar. Elas também garantem a colaboração entre as unidades em iniciativas de transformação. Identificar a pessoa que detém esse perfil no escritório de advocacia e incentivar suas atitudes perante as novas possibilidades é uma iniciativa capaz de impulsionar a transformação digital.

3. Times

Os times gerenciais são os que estabelecem, geralmente, a necessidade da mudança para o mundo digital.

Como promover a transformação digital nos escritórios de advocacia?

Hoje, a tecnologia é um fator estratégico que mudou e está mudando a prestação de serviços jurídicos. O escritório de advocacia que busca se tornar mais ágil e se manter competitivo em seu mercado de atuação só tem a ganhar nesse cenário. Desde que entenda que a transformação digital é um aspecto cultural.

Um entendimento que precisa estar no centro de tudo é o de que que é o trabalho das pessoas que é afetado pela transformação digital. E, muitas vezes, as equipes não são informadas de como serão feitos os processos. Muito menos, são formadas na tecnologia, diferente das gerações que estão entrando no mercado jurídico. Algumas, não possuem preparo para visualizar dados e fazer as perguntas certas.

Parte disso, é reflexo da formação acadêmica, que está longe da realidade atual vivida na área do Direito. O que pode ajudar a complementar as habilidades para atuar em um cenário em constante transformação é:

1. Formação de equipes

Agregar profissionais de diversas áreas na equipe agrega conhecimentos para profissionais de advocacia que fazem parte do time. Conhecimentos que, às vezes, faltam para quem está habituado a atuar na área do Direito.

2. Comunicação efetiva

Qualquer informação equivocada pode atrasar um projeto ou desengajar as pessoas, tornando mais difícil sua execução. Por isso, planejar a transformação digital e comunicar os marcos do projeto para todos os envolvidos, de forma que seja fácil compreender, é uma das fórmulas para também garantir que a transformação acontecerá, de fato.

3. Pensar coletivamente

O pensar coletivo é um diferencial do ser humano. Todas as tecnologias já desenvolvidas e as que ainda estão por vir iniciaram e iniciarão da ideia de uma pessoa. Essa ideia é ou pode ser aprimorada pelo grupo engajado em seu desenvolvimento. Ou começou ou começará por um grupo de pessoas em busca de uma solução para algo. O fato é que diversos olhares podem gerar muitos insights.

Portanto, não é apenas com algumas ferramentas e tecnologias que é possível impulsionar a produtividade dos advogados e melhorar a rentabilidade de escritórios de advocacia. A transformação digital também acontece por meio das pessoas. As tecnologias são implementadas para tornar a informação mais acessível. Por isso, escolha bem as que pretende usar no escritório de advocacia!

O que usar de tecnologia no escritório de advocacia

1. Softwares Jurídicos

Além de regular a rotina jurídica, como cadastro de advogados, clientes e as informações diárias dos processos, um software jurídico também realiza a gestão administrativa. Assim, há um maior controle de despesas, do fluxo de caixa, do faturamento de clientes, dentre outras ações. A depender do tamanho do escritório, o uso de um software se torna indispensável. Especialmente tendo em vista o número de casos a serem gerenciados.

2. Cloud Computing

A tecnologia de gestão e armazenamento de arquivos em nuvem (cloud computing) veio para ficar. Ela server tanto ao gerenciamento de atividades individuais do advogado quanto à organização de atividades coletivas no escritório.

Sua aplicação em escritórios de advocacia é muito importante. Principalmente pela necessidade de se acompanhar processos, nos quais muitos advogados estão envolvidos. Ou ainda, a produção de pareceres de forma conjunta, em que mais de uma pessoa edita o documento ao mesmo tempo. O acesso remoto a arquivos, grande capacidade de armazenamento e compartilhamento de arquivos também são facilidades ao alcance dos usuários de Cloud Computing.

3. Comunicação com clientes por aplicativos mobile

Os advogados precisam estar disponíveis, mesmo quando estão ausentes do escritório, participando de fóruns, tribunais, clientes e outros compromissos. Para isso, contam com celulares e tablets para acessar informações de clientes e processos. Isso faz toda a diferença.

4. E-mail gerenciado

Uma solução de e-mail gerenciado é uma ótima alternativa para os escritórios que almejam contar com um formato de comunicação mais profissional. Além de armazenar as mensagens e arquivos em locais mais seguros, o e-mail gerenciado possibilita o acesso a partir de qualquer lugar, por meio de um dispositivo com acesso à internet. O e-mail gerenciado ainda permite que caixas cadastradas em tablets e smartphones sejam sincronizadas. Isso, somado ao item anterior de mobilidade, facilita a vida dos advogados.

5. Assinatura digital

O dia a dia dos escritórios de advocacia é tomado por assinaturas que instruem processos. Muitas vezes, a ausência do advogado no escritório causa alguns contratempos, em função da necessidade de assinar tantos papéis. Nesse sentido, a assinatura digital de documentos em PDF pode ser uma ajuda importante, uma vez que deixa de existir a necessidade de se assinar um documento físico. Além disso, com o avanço da tecnologia, todas as repartições judiciárias estão implantando o processo eletrônico, o que torna a assinatura digital indispensável para que o advogado possa atuar em processos.

Conclusão

Procure acompanhar as últimas tendências e esteja aberto às oportunidades que a tecnologia traz para a advocacia e, consequentemente, para o mercado jurídico. A tecnologia vai impulsionar uma nova forma de advogar e você pode fazer parte dela. Use a tecnologia a seu favor. Prepare-se para atuar com mais tempo para atender os clientes e focar naquilo que realmente importa: sua Advocacia.

Para entender ainda mais sobre o que a tecnologia representa para um escritório de advocacia, assista ao primeiro episódio da Websérie do PeticionaMais:



Author: Diane Ziemann
É formada em Jornalismo pela Universidade do Vale do Itajaí (Univali). Tem experiência em redações e agências do Rio Grande do Sul e Santa Catarina. Já trabalhou como repórter, editora e assessora de imprensa. Atualmente, é produtora de conteúdo da área de Inovação, na Unidade de Justiça da Softplan.

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