Uma ferramenta que advogados sempre têm à disposição é a planilha para controle de prazos processuais. Por ser versátil e facilmente customizável, muitas vezes ela é utilizada para controlar todas as atividades do escritório de advocacia, e não apenas os prazos.
É muito comum um advogado que tem uma planilha, passar a cópia do arquivo para outro advogado, que precisa controlar os prazos do seu escritório de alguma maneira, e assim sucessivamente. Indo de um para outro, a planilha se perpetua, porém, será essa a planilha para controle de prazos processuais correta?
Há um risco a ser considerado no uso dessas planilhas. Por se tratar de uma tabela manual, ou seja, que é preenchida sem qualquer automação, há maior probabilidade de erro. Consequentemente, de se perder um prazo pelo equívoco cometido no preenchimento dela.
É por essa razão que a planilha talvez seja uma boa estratégia para quando o escritório detém poucos processos ativos e um número menor de pessoas a acessa. Entretanto, quando essa realidade se altera e há aumento não só no número de processos, como também no de membros da equipe jurídica, provavelmente é o momento de procurar outras alternativas à planilha para controle de prazos processuais.
Mas, quais seriam essas alternativas? O recomendado são softwares que não detém as limitações de uma planilha. Por isso, ao invés de dar dicas sobre tipos de software, a recomendação é sobre as limitações que a ferramenta não pode conter.
Planilha para controle de prazos processuais: usar ou não usar?
1. Não registrar informações importantes
Nada é mais frustrante do que ter certeza de que a informação foi preenchida no local certo e ao tentar resgatá-la, perceber que ela não está lá. Ou, que foi compilada de maneira errada.
Infelizmente, essa cena não é tão incomum quando se lida com planilhas. Mas, não pode ser quando a solução é um software desenvolvido com inteligência artificial, com o único propósito de facilitar a rotina do escritório de advocacia. Afinal, um erro pode resultar na perda de um prazo para apresentar um recurso, enviar uma petição ou atender a outro ato processual datado.
Nesse caso, softwares têm de ser mais confiáveis do que planilhas. Especialmente pela capacidade que detêm de automatizar as atividades passíveis de automação no escritório de advocacia. Uma boa alternativa são os que possibilitam a criação de diferentes perfis. Assim, mesmo com o uso compartilhado, cada um gerencia suas tarefas, sem o risco de duplicar tarefas, por exemplo.
2. Permitir duplicidade de informações
Em um processo, qualquer informação equivocada pode comprometer toda a ação. Então, é necessário ter muito cuidado para não errar no preenchimento dos dados. Acontece que por maior que seja a atenção a essa tarefa no momento de realizá-la na planilha, uma outra pessoa que lida com a ferramenta pode sobrescrever as informações. Como resultado, aparecem as inconsistências. Às vezes, percebidas somente quando o Juiz retornou com uma emenda à inicial.
Um software não pode permitir que algo assim aconteça. A ferramenta precisa prever a possibilidade de duas pessoas preencherem informações similares em um mesmo processo. Portanto, antes de permitir que elas sejam registradas, ser suficientemente inteligente para comparar os dados. Também, para questionar se o que está sendo acrescentado está realmente correto.
Com essa inteligência à disposição para a realização das tarefas cotidianas, o advogado deixa de ter de se preocupar com muitos detalhes, pois, tem o que o ajude a lembrar-se deles. Dessa maneira, pode trabalhar com maior tranquilidade e segurança.
3. Falhar no monitoramento dos processos
É responsabilidade do advogado acompanhar todas as atualizações pelas quais passa um processo, desde que a petição inicial é homologada e até a sentença ser dada. Quando a ferramenta do escritório é a planilha para controle de prazos, cuidar da movimentação de cada fase exige muito do dia a dia do advogado. Sem contar que sempre pode acontecer de ele verificar o processo, observar que há uma novidade, ser interrompido por um colega, distrair-se com outra tarefa e esquecer de preencher a planilha com aquela informação. O esquecimento pode ser percebido somente quando outro evento acontecer no processo e ele for checar as informações na planilha. Então, pode ser tarde.
Essas falhas no monitoramento dos processos não devem ser uma preocupação do advogado. Principalmente se o software de gestão para o escritório de advocacia detém suporte tecnológico para, sozinho, reconhecer as novidades em cada processo e automaticamente preencher as informações pertinentes. Para além disso, gerar alertas para o advogado identificado como responsável.
Por fim, um escritório de advocacia só continua a usar planilhas em tempos de legaltechs se o software com o mesmo propósito (de melhorar a gestão do escritório) for tão precariamente desenvolvido que não atenda a esses três itens básicos: registrar as informações importantes, identificar duplicidade nas informações e monitorar os processos. Caso contrário, é hora de considerar deixar de lado a planilha e profissionalizar o escritório de advocacia. Existem muitas soluções capazes de transformar o escritório em um escritório digital.
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