Uma das coisas mais desafiadoras, tanto para escritórios de advocacia quanto para departamentos jurídicos, é fazer a gestão do contencioso de maneira ágil.
Essa é uma preocupação genuína. Afinal, quem não quer atuar de forma a potencializar as estratégias, com transparência e menor risco?
Caso a dificuldade maior esteja em saber como fazer isso, aqui está uma boa notícia! Este é o lugar que, provavelmente, fará surgir muitos insights a respeito de como gerir o contencioso de maneira eficiente.
O principal é entender os meios possíveis de fazer essa gestão. Pode ser que alguns não se apliquem à realidade do escritório de advocacia ou do departamento. Não tem problema. Esse é um ponto de partida. Depois de conhecê-los, há liberdade de inovar e criar a própria maneira de vencer o desafio que é a gestão do contencioso. Hora da partir!
1. Análise do contencioso
Para uma boa gestão do contencioso, é preciso seguir alguns passos. O primeiro deles é fazer uma análise. Nela, algumas questões a se observar são:
- Em quais âmbitos da Justiça a empresa ou o cliente podem ser acionados?
- Quais ações são as de maior volume?
- Quais procedimentos precisam de cuidado especial?
- Qual foi o ganho de escala do contencioso nos últimos três meses?
- Existe um número maior de processos em uma localidade específica?
- A empresa possui políticas e controles internos?
Muitas dessas análises podem ser feitas de forma efetiva por softwares avançados, capazes de extrair de um banco de dados com grande volume de processos informações analíticas precisas para a compreensão do problema.
Apenas com essas informações já é possível mapear as principais dificuldades enfrentadas pelo cliente ou pela empresa em relação à gestão do contencioso. Mas falta dar um passo antes de resolvê-las por completo.
2. Estruturação das organizações
A análise já identificou quais são os pontos de atenção na gestão do contencioso. Examiná-los profundamente é o que ajudará a direcionar a remodelagem dessa gestão. Agora, o foco é como fazer isso de fato.
Para começar, é preciso que o trabalho entre as áreas que se relacionam com a questão do contencioso seja conjunto. As principais envolvidas são a financeira e a de contabilidade. Primeiro porque as ações jurídicas impactam nas finanças do cliente ou da empresa. Segundo, porque uma das tarefas do escritório ou departamento é controlar os depósitos judiciais. Portanto, as três áreas – jurídica, financeira e contábil -, precisam estar muito bem alinhadas.
Com certeza, todas têm a pretensão de diminuir o contencioso. Uma maneira efetiva de fazer isso é criar colaborativamente estratégias de controle e procedimentos internos. Muitas vezes, outras áreas terão de ser envolvidas, como a de gestão de pessoas, para a criação de políticas que ajudem a evitar passivos trabalhistas, por exemplo. Feita a estruturação, é partir para a prática.
3. Partir para a mudança
Uma coisa é certa. Depois de passar pela análise e de organizar as demais áreas para colaborarem entre si, não é mais possível voltar para o isolamento. Retornar aos hábitos anteriores, de quando dependia apenas do departamento ou escritório (tentar) fazer e resolver tudo sozinho é inviável. Ou melhor, torna-se um retrocesso. Logo, essa hipótese está descartada, até porque nem faz parte de uma estratégia inteligente para vencer o desafio de gerir o contencioso.
Algo eficaz, é encontrar uma ferramenta que demonstre claramente os pontos críticos e como eles evoluem em um determinado período. Um software, por exemplo, que seja fácil de usar para interpretar os dados e as informações relacionadas ao contencioso da empresa e dos clientes. Preferencialmente, uma ferramenta que a própria equipe do escritório, do departamento ou da empresa possa gerenciar, sem depender da interferência ou análise de terceiros. Mas, que possua um suporte para melhor uso dos recursos disponíveis.
O escritório ou departamento que usar esses meios, somados à uma solução tecnológica capaz de potencializar as estratégias, em pouco tempo percebe a mudança na gestão do contencioso.
Investir tempo e recursos financeiros para operar uma reestruturação, inclusive com o apoio de um software, torna possível redirecionar o foco para o que realmente é estratégico para o cliente e a empresa.
