Uma coisa é certa: sem uma gestão de processos judiciais eficiente, de nada adianta o advogado ter um bom atendimento ao cliente e planejar estrategicamente o crescimento do escritório.
Os resultados só são alcançados quando o advogado ou escritório de advocacia possui controle dos processos sob sua responsabilidade. Essa é uma parte fundamental do trabalho do advogado, pois é o que demonstra para as pessoas que confiam nele que fizeram uma boa escolha.
Pense nisso: você tem um processo sendo cuidado por um advogado e quer saber como ele está transcorrendo. Entra em contato com o advogado e ele diz que precisa verificar. Você espera dias por um retorno e depois descobre que ele não entrou em contato porque se deu conta de que precisava elaborar uma emenda a inicial que deixou passar. De que forma você reagiria?
É muito provável que o seu cliente tenha essa mesma reação caso isso acontecesse entre você e ele. Isso afetaria você, direta e indiretamente. Direta, porque o cliente pode ficar insatisfeito por o processo se estender por, aparentemente, não ter havido gestão de processos judiciais. Pode ser que não seja o caso, mas é como ele provavelmente verá e dificilmente a visão dele pode ser alterada por argumentos. Indiretamente porque a insatisfação dele pode fazer com que ele não o recomende para alguém que o consulte sobre quem seria um bom advogado para cuidar de uma ação. A falta de indicações pode dificultar o crescimento planejado, pois, mesmo em tempos de internet e marketing digital, o boca a boca ainda é a forma mais poderosa de crescer.
Claro que esse tipo de situação pode não acontecer no seu dia a dia. Ótimo! E se acontecesse? O que você faria? Use as dicas a seguir para evitar ter de responder a esse tipo de pergunta. 😉
4 melhores ferramentas para a gestão de processos judiciais
1- Responsabilidades bem definidas
Muitos dos prazos de determinados tipos de processo já estão definidos na legislação. Com essas informações, já é possível organizar os passos necessários a cada etapa da tramitação e definir sobre a responsabilidade de realizá-lo.
É possível que o processo precise de mais do que aquilo que foi previsto. O conhecimento ou estudo sobre cada tipo de ação pode antecipar essas necessidades. Caso consiga fazer isso, já é possível organizar a agenda para atender essas demandas de forma que nada fique para o último momento.
2- Pensar no software jurídico
Há advogados que optam por usar um software jurídico mesmo sem ter uma equipe para gerir. Existem opções no mercado que atendem profissionais que atuam sozinhos ou estão em começo de carreira, construindo a equipe. Eles podem ser interessantes para a gestão de processos judiciais. Especialmente os que emitem alertas sobre o que precisa ser feito. Pode ser um auxílio para determinar as responsabilidades.
3- Organizar a agenda
Independentemente de o advogado atuar sozinho ou ter uma equipe para auxiliá-lo, é indispensável que ele tenha a agenda organizada para ter tempo para revisar todos os casos e processos. Nem que seja somente para confirmar os prazos, esse momento é importante, pois dá clareza às atividades que ainda precisam ser realizadas, as que estão em andamento e sobre o que precisa ser repriorizado, quando for o caso.
É comum, ao usar um software para a gestão de processos judiciais, confiar no sistema e não se preocupar com essa organização. É bom ter uma ferramenta para auxiliar, mas não custa se verificar se todas as informações necessárias estão devidamente registradas nela. Às vezes algo importante pode não ter sido observado e você nem ter se dado conta. Melhor descobrir isso antes do que quando for tarde demais para tentar reverter. 😉
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4- Ter transparência
Os clientes querem os advogados próximos. Eles geralmente estão ansiosos para ver o caso solucionado o quanto antes, mesmo sabendo que a Justiça pode ser demorada. Quando o advogado não se comunica com ele, a percepção que fica é de que o advogado está fazendo qualquer outra coisa, menos cuidando do caso dele.
Você sabe que não é assim. Mas o cliente precisa ter essa informação. Faz parte da gestão de processos judiciais ter esse contato com o cliente, para que ele saiba o que está de fato acontecendo. Mesmo que não hajam novidades, ele precisa ser informado disso para sentir que há uma preocupação com o processo dele.
Que tal fazer isso no mesmo dia em que for feita a revisão dos casos e processos? Com a informação “fresca” na cabeça é até mais fácil ter essa conversa com o cliente.
Percebeu como a gestão de processos judiciais pode ser descomplicada? Mesmo com um volume alto de processos, é possível se organizar para manter o controle e, melhor, o cliente satisfeito. Sobre isso temos outra recomendação: é o artigo Como captar clientes na advocacia: a importância do networking para advogados. Boa leitura!
