Exercer a advocacia requer planejamento constante, principalmente para não perder o controle de processos judiciais, como as datas das audiências, as reuniões com os clientes e, principalmente, os prazos processuais. Ou seja, há necessidade de praticar constantemente o aprimoramento das demandas do escritório, tornando a produtividade cada vez mais eficaz.
As dicas que você verá, a seguir, irão lhe ajudar neste sentido. Ao começar a usá-las, você terá mais dinamismo na sua rotina de processos, além de deixá-la mais prática e segura. Vamos lá?!
Já sabemos que controle de processos judiciais depende de inúmeras regras jurídicas. É de onde vem a sua complexidade e maior dificuldade para acompanhá-los. Mas há como tornar essa tarefa mais simples para evitar a perda de prazo processual. Veja só:
1. Digitalize os processos
Nada pior para um profissional do direito do que ter um ambiente de trabalho desorganizado. A mesa cheia de papéis é um exemplo deste problema. Os documentos ficam espalhados, há uma maior dificuldade de encontrar os mais urgentes, sem contar a má impressão que uma mesa desorganizada pode causar aos clientes que são recebidos no escritório.
A melhor forma de eliminar este problema é digitalizar todos os processos. Com os documentos disponíveis na nuvem, por exemplo, fica mais fácil encontrá-los, organizá-los e classificá-los conforme as suas especificidades. Assim, o ambiente fica mais estruturado e eficiente.
2. Promova uma gestão de equipe eficiente
É preciso saber delegar tarefas de forma eficiente e colaborativa à equipe. Estar constantemente presente e ativo nas demandas dos colaboradores do escritório faz com que você tenha uma visão aprofundada e estratégica do controle de processos judicais, auxiliando na eliminação de tarefas que não agregam valor e identificando atividades que precisam de mais atenção ou mesmo de uma reformulação para que não ocorra a perda de prazo processual.
3. Organize o tempo para ter o controle de processos judiciais
Sabe-se que a rotina de um advogado é dinâmica, ao ponto de se tornar, por vezes, pouco previsível. Mas é possível organizar o tempo com algumas atitudes simples para que o controle de processos judiciais não seja um problema.
Anote os períodos mais frequentes em que os clientes entram em contato para tirar dúvidas, ou mesmo para fazer uma consulta sobre a possível perda de prazo processual. Isso irá ajudá-lo a definir em qual momento do dia ficará disponível para responder e-mails, realizar ligações, ou mesmo responder mensagens instantâneas.
Neste sentido, observe em que momento você não é frequentemente requisitado, como, por exemplo, logo pela manhã. Esses momentos podem ser perfeitos para redigir uma petição ou analisar um caso para garantir que não haverá perda do prazo processual, pois você não será constantemente interrompido.
4. Elimine as pendências
Uma das causas mais comuns do não controle de prazos processuais é o acúmulo de pendências. Elas acabam se misturando a processos já concluídos, impossibilitando uma visão geral do trabalho. Ter uma agenda inteligente, onde você possa destacar os impedimentos de cada processo, é uma boa saída.
É interessante, também, classificar as pendências de acordo com a sua emergência e gravidade, para que estas estejam no topo das prioridades acerca do controle de prazos processuais. O importante, nesta dica, é que você torne todas as etapas de um processo visíveis, para que você possa resolvê-las e, por fim, ter como controlar os prazos processuais.
5. Simplifique atividades recorrentes com a tecnologia
É claro que, em uma rotina de trabalho, haverão processos recorrentes. E nada melhor do que buscar otimizá-los, para que eles, cada vez menos, demandem tempo e esforço. Assim, parte da energia investida na rotina do escritório poderá ser direcionada para o melhor controle de prazos processuais.
Atualmente, existem softwares que podem lhe ajudar a automatizar as atividades que se repetem no escritório. Alguns, até sugerem melhores maneiras de como controlar prazos processuais. Contudo, eles servem, principalmente, para que você tenha mais disponibilidade de tempo e ferramentas para o controle de prazos processuais e das demandas internas e externas de trabalho.
E esses softwares não param por aí! Dentre várias ferramentas, eles podem lhe ajudar nos seguintes processos:
Homologação de petições
Ajudam-lhe a acompanhar requerimentos, armazenam números de protocolo e até homologam as petições.
Envio automático de peças jurídicas
Os softwares mais atuais verificam, constantemente, o funcionamento do sistema, mesmo com o Tribunal fora do ar, até que a peça seja enviada. É uma facilidade a mais que faz toda a diferença.
Adaptação automática de documentos para qualquer tribunal
Imagine poder adaptar automaticamente qualquer documento para todos os tribunais do país, sem a necessidade de quebrar e formatar arquivos? Os melhores softwares já disponibilizam essa ferramenta, ou seja, otimizam tempo e recursos financeiros, o que contribui para haver maior controle de prazos processuais.
Além desses benefícios, os softwares jurídicos são excelentes para os profissionais de Direito que desejam saber como controlar prazos processuais, centralizar e ter em mãos, em qualquer lugar, as suas demandas judiciais. Soluções como o PeticionaMais, por exemplo, permitem realizar o peticionamento eletrônico sem que seja preciso estar no escritório. A execução na nuvem e o funcionamento em mobile tornam a rotina muito mais flexível. Conheça outros 14 benefícios do PeticionaMais e elimine parte da preocupação em como controlar prazos processuais.
