O compliance jurídico é essencial, especialmente quando o assunto é gestão de riscos. No entanto, não é uma área que se organiza sem investimentos. Pelo contrário. Uma boa política de compliance exige que se invista em tecnologia, monitoramento, treinamento e canais de relacionamento, entre outras ferramentas.
Tudo isso é necessário para evitar que haja distorção dos conceitos, das regras e das diretrizes definidas para a empresa ou o escritório de advocacia. Dessa maneira, evita-se conflitos que possam vir a surgir em função das várias interpretações das normas do programa de conformidade.
Mais do que é ou não permitido ou do que é ou não obrigatório, o compliance jurídico funciona como uma espécie de regulamento. Além de manter a ordem, tem como uma das finalidades colaborar para as decisões estratégicas das empresas e dos escritórios de advocacia.
Ainda, o compliance jurídico contribui para a manutenção da transparência das ações e medidas adotadas por toda e qualquer pessoa no departamento jurídico ou no escritório. Desde o estagiário até o diretor executivo ou sócio-proprietário.
Quem não só adota, mas executa programas de governança jurídica demonstra uma preocupação genuínas com as melhores práticas do mercado jurídico. Também, demonstra que está ciente do diferencial que é tanto seguir a tendência quanto realmente acreditar no compliance jurídico como uma vantagem competitiva.
Antes de implementá-lo, porém, é importante ter a compreensão de que o compliance tem força para interferir, de alguma maneira, no plano de negócio da empresa ou do escritório de advocacia. Principalmente no caso de o planejamento estar em desacordo com algum dos dispositivos que constam no programa de conformidade.
É por isso que ao se estruturar o compliance jurídico, há a necessidade de observar quais são consideradas as melhores práticas jurídicas para a empresa ou escritório. Essa análise faz parte do planejamento e execução da própria política de governança.
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Como plenajar o compliance jurídico?
1. Definir valores
A maior parte das empresas possuem um valor (ou mais) bem definido. Os da Softplan, por exemplo, maior lawtech da América Latina, são: Sustentabilidade, Inovação, Confiança, Valorização de Pessoas e Relações Duradouras.
Nem sempre escritórios de advocacia os possuem de forma clara. Às vezes, existem valores que foram estabelecidos veladamente, ou seja, que foram entendidos como tal na prática do dia a dia, sem uma oficialização. Por essa razão, recomenda-se alguma dinâmica que seja capaz de identificar quais são claramente os valores que norteiam o negócio jurídico.
No entanto, caso o escritório ou o departamento jurídico já tenha definido os valores alguma vez, o que pode ser feito é revalidá-los para confirmar se serão mantidos, excluídos ou eliminados.
2. Determinar a missão
Da mesma maneira que os valores, existem empresas que sabem bem qual é a sua missão. E isso se replica para o departamento jurídico da empresa. Afinal, todos têm de atuar com o mesmo entendimento dentro da organização. Aliás, essa é a premissa do compliance jurídico: as pessoas trabalhando conforme o estabelecido, sem qualquer desvio.
De volta ao exemplo da Softplan, a empresa considera a sua missão “fazer a diferença na vida das organizações e das pessoas, provendo soluções de tecnologia especializadas em processos de negócio”.
Dos escritórios de advocacia, um que determinou qual é a sua missão é o Chalfin, Goldberg, Vainboim & Fichtner Advogados Associados. A missão do Chalfin é: “exercer a advocacia de maneira ética, eficiente e responsável, com soluções criativas amoldadas a cada tema que nos seja confiado e com os olhos voltados para o negócio desenvolvido pelo cliente, buscando a eficiência sem descuidar da função social inerente a cada atividade realizada. Observar que o problema do cliente é, na realidade, o nosso problema.”
Não importa se a missão for definida por uma palavra, uma frase ou conter um parágrafo. O importante é haver uma missão para apoiar o compliance jurídico, criá-la, caso não exista, e reformulá-la, caso necessário.
3. Criar a visão
A visão completa a tríade: missão, visão, valores. Está mais relacionada ao objetivo da empresa ou do escritório porque estabelece aonde um ou outro quer chegar. É como se fosse uma resposta para a seguinte pergunta: como a empresa ou escritório quer ser visto?
O Chalfin, por exemplo, quer ” ser reconhecido pelos clientes como um escritório de advocacia altamente especializado nas áreas em que atua, sendo referência no aspecto técnico e na gestão jurídica.”
Com isso formalmente posto no papel, publicado no site e divulgado em algum lugar de visibilidade, facilita a compreensão do por quê as pessoas precisam agir com integridade no ambiente corporativo.
Contudo, não são raros os casos em que a visão está muito clara somente no campo das ideias de um diretor ou da direção como um todo. Assim, sem entender bem para onde ir, como as equipes jurídicas podem atuar para chegar lá?
O compliance estabelece Códigos de Ética documentados para nortear comportamentos. Ter a visão estabelecida e acessível é um passo indispensável para a compreensão do que é esperado das pessoas e de como deve ser percorrido o caminho.
Sendo assim, a visão deve constar no Compliance depois de criada ou recriada para sempre ser lembrada e contribuir para a elaboração das demais normativas que farão parte da política de governança.
4. Elaborar normas de conduta e de procedimentos internos
Elaborar normas de conduta e desenhar como deve ser o fluxo dos procedimentos internos é uma das principais atividades relacionadas à elaboração do compliance jurídico.
Os Códigos e normas que constarão neles podem ser comparados ao coração do programa de governança. Afinal, sem as regras estabelecidas, não há como orientar a equipe sobre:
- o que é necessário para cumprir os prazos processuais e administrativos;
- como deve ser a interação com os clientes;
- a maneira como a equipe deve se comunicar;
- a realização de reuniões;
- de que forma avaliar os riscos processuais;
- a forma de proceder em estudos e pesquisas a respeito do mercado jurídico;
- o controle da agenda e dos compromissos;
- entre outros.
Além disso, o compliance jurídico também deve determinar como deve ser a relação com fornecedores, determinar os requisitos necessários para um prestador de serviço, como um correspondente jurídico, se tornar um fornecedor do departamento jurídico ou do escritório de advocacia. Tudo isso deve ser pensado, planejado e estar claramente descrito no guia de compliance jurídico.
5. Estabelecer formas de controle e de avaliação do compliance jurídico
Controlar e avaliar o compliance jurídico é essencial para a política de governança. Sem saber se as equipes estão seguindo o estabelecido no guia e se o que foi definido é o que realmente faz sentido para a empresa ou o escritório, é difícil saber se o compliance está gerando resultados.
O controle e a avaliação, portanto, é o que vai gerar algumas respostas:
- As equipes se adaptaram bem às normas do compliance?
- Quais são as questões que ainda precisam ser corrigidas?
- Alguma norma precisa ser ajustada para o compliance funcionar melhor?
Tudo o que for feito para o compliance jurídico dar certo precisa ser acompanhado e revisto, quando for o caso. O compliance é uma norma, entretanto, também precisa ser dinâmico para poder ser estruturado e reorganizado, de maneira a acompanhar as mudanças observadas no mundo cotidianamente. No compliance, nem tudo está escrito em pedra. Mas, também, as adaptações devem ocorrer para acompanhar a evolução da sociedade e não para tornar mais fácil a política de governança.
