Nem sempre tem como organizar arquivos no escritório, não é? A rotina corrida, o “deixa para depois que agora tenho algo mais importante para fazer” sempre passam a frente de qualquer boa intenção de manter a organização. Afinal, é possível trabalhar dessa maneira, mesmo. Então, por qual motivo se preocupar?
Aparentemente, não há mesmo razão para querer ser a pessoa que tem um lugar para cada coisa e as guarda exatamente onde devem estar. Ainda mais se todas as pessoas no escritório de advocacia conseguem trabalhar no mesmo sistema. Aparentemente.
O que reverte essa certeza – e certo comodismo, até – são as diversas dicas de produtividade sobre as quais se lê na internet afora. Uma que sempre se faz presente é a importância de manter o ambiente de trabalho arrumado para que o trabalho renda mais. Então, uma das fórmulas é esta: aprender a como organizar arquivos para ser mais produtivo.
A maneira prática de entender a ligação que há entre uma coisa e outra é pensar num momento típico vivenciado em um escritório em que se acredita que nem tudo precisa ter o seu devido lugar. Esse dia começa com o advogado chegando no escritório de advocacia. Ele liga o computador e senta para elaborar a petição intermediária. O editor de texto já está aberto para elaborar a peça jurídica quando se lembra de que precisa da petição inicial. É para ela estar salva na pasta do processo. Mas, não está? Onde foi parar. Depois de um tempo tentando se lembrar onde ela foi salva, a petição é encontrada na pasta de documentos do computador. Ela foi salva ali e deixada para ser copiada para a pasta do processo depois. Por isso, ali ficou. Quanto tempo foi necessário para encontrá-la?
Essa mesma cena, com outras atitudes, é o contraponto para entender como a organização influencia na produtividade. Ela começa da mesma maneira. O advogado chega no escritório de advocacia e liga o computador. Senta para elaborar a petição intermediária. Até que se lembra de que precisa da petição inicial. Em um instante vai até a pasta do processo e abre o documento. Pouco tempo depois, a petição intermediária está pronta para ser enviada ao Tribunal.
Ficou claro o ganho de tempo e a tranquilidade do advogado para executar o seu trabalho quando sabia onde encontrar o que precisava? Ele não precisou ficar tentando se lembrar onde havia salvo a petição. Simplesmente porque salvou o arquivo na pasta do processo no momento certo. Não deixou para depois. Assim, não precisou desperdiçar tempo para encontrá-la.
Então, de qual cena é preferível ser o protagonista? Imagino que para esta escolha, serão necessárias as dicas que mais podem colaborar para manter tudo no lugar no escritório.
Tem como organizar arquivos e poupar trabalho
Primeiro de tudo! Organizar arquivos não é guardar todos os papéis dentro de uma gaveta ou armário. Por isso, se veio à mente qual espaço será desocupado para colocar todos os papéis e afins, mande ele embora agora!
Organizar, de fato, significa encontrar um local para cada arquivo, realmente manter tudo onde se definiu e cobrar para que seja mantido como o planejado, caso necessário. Também, não precisa sair querendo organizar tudo agora. A organização pode ser feita aos poucos, para não haver sobrecarga. Basta saber por onde começar e como prosseguir.
1. Definir o fluxo da organização
Muito retrabalho pode ser evitado se a definição do fluxo de organização dos arquivos for definida antes de realmente organizar tudo. A lógica é traçar um mapa do caminho dos arquivos. Por exemplo, quando se inicia um novo processo. Até ele ser protocolado no Tribunal, não há número do processo. Então, qual será o nome dado para a pasta de arquivos desse processo? Ou, antes, onde será salva esta pasta?
Geralmente, as opções são o próprio computador, o que pode restringir o acesso à documentação. A rede interna do escritório, que facilita o compartilhamento, mas limita o acesso ao escritório de advocacia. Algum serviço de arquivamento na nuvem, que permite acessar os arquivos a qualquer momento, desde que haja acesso à internet.
Esse é o primeiro ponto. O segundo é saber como nomear a pasta, considerando que ainda não existe número do processo. Será pelo nome do cliente? É uma possibilidade. Mas atende quando for uma questão coletiva? Essa é uma questão a se pensar.
Outra é como serão nomeados os arquivos. Será pelo o que eles são de fato? Petição inicial, petição intermediária, documentos pessoais ou RG, CPF e Certidão, separadamente? É preciso ter em mente que formato é mais facilmente compreendido por todos que precisam acessar os documentos.
É preciso considerar, ainda, se todos os documentos serão digitalizados e salvos na nuvem ou se algum será guardado em pastas físicas. Ao optar em manter alguns em pastas físicas, quais serão os critérios para definir aqueles que serão arquivados fisicamente? E como será a integração desses com as pastas em nuvem?
Responder a todas essas questões é necessário para ter o fluxo já muito bem desenhado e nada se perder no caminho da organização.
2. Organizar cada coisa em seu lugar
O mapa de como serão organizados os arquivos está feito, certo? Agora, há duas coisas para pensar, antes de organizar cada coisa no seu lugar. A primeira é: o escritório tem só você de advogado ou há uma equipe atuando nele?
Essa é uma questão importante por duas razões: sendo você o único advogado, sua rotina terá de ser bem estruturada para dar conta de organizar os arquivos; havendo uma equipe, terá de ser planejado como cada pessoa irá contribuir com a organização, para que ela seja executada da maneira mais rápida, sem sobrecarregar ninguém.
Um cuidado, no segundo caso, é para que todas as pessoas envolvidas na organização conheçam e respeitem o fluxo da organização.
Pode ser que somente uma parte da equipe se responsabilize em organizar os arquivos. Não há problema nisso, desde que a outra parte, não envolvida em organizar, também conheça e respeite o trabalho de quem está organizando. Uma alternativa pode ser treinar a todos sobre como organizar arquivos, afinal, é algo pensado para facilitar o trabalho de todos.
Por mais que pareça exagero e que não é necessário tudo isso para simplesmente organizar os arquivos do escritório de advocacia, seguir as orientações é importante para não cair no problema inicial. Não saber onde localizar cada documento, quando necessário, pode comprometer todo um dia de trabalho, dependendo da importância do arquivo que não se consegue localizar.
3. Patrulhar a organização
Tudo estar organizado, não significa que o trabalho acabou. É preciso mantê-lo. Isso significa reforçar de tempos em tempos para a equipe a necessidade de seguir o fluxo e de colocar cada documento no local apropriado sempre que uma nova movimentação no processo ocorre ou um novo processo é iniciado. Deixar para depois não é mais uma opção, já que tudo foi organizado para dar maior agilidade à rotina.
Todas as pessoas precisam estar cientes da influência que o não cumprimento do seu papel na organização estabelecida pode exercer sobre o trabalho de todos. Será necessário eleger uma pessoa para se responsabilizar em auditar, de tempos em tempos, os arquivos e verificar se tudo está sendo organizado corretamente? Isso depende mais do nível de maturidade da equipe para lidar com a mudança. Também, depende do nível de comprometimento que uns tem com o trabalho dos outros. Portanto, é uma decisão que pode ser tomada em conjunto. Um bom exercício é observar como o dia a dia se altera após a organização e quais serão as atitudes da equipe.
O simples fato de ter o escritório organizado já gera resultados positivos sobre a produtividade. Há outras iniciativas que podem gerar esse mesmo efeito. As principais constam no eBook 16 dicas infalíveis para aumentar a produtividade no escritório de advocacia.
