Como é feito o gerenciamento de processos judiciais no escritório de advocacia? E no departamento jurídico, existe uma gestão bem determinada para os processos?
Em muitos negócios jurídicos, a forma como os processos são gerenciados ainda não está consolidada. Os motivos para isso são muitos. Não há como determinar uma razão específica. O que é possível é colaborar com algumas dicas para o gerenciamento ser melhor e não haver perda de tempo no escritório de advocacia ou no departamento jurídico.
Dicas para melhorar o gerenciamento de processos judiciais
Há processos que são simples de gerenciar e processos que são mais complexos. Esses, talvez, necessitem de uma gestão mais sofisticada, em relação aos demais. O gerenciamento de processos judiciais colabora para também classificar as ações de acordo com o nível de complexidade. Assim, há maior organização no escritório de advocacia e também no departamento jurídico.
É possível estabelecer, por exemplo, qual processo precisa de uma tomada de ação mais urgente e qual pode esperar. Alguns escritórios e departamentos já fazem isso e utilizam planilhas para realizar esse controle. Contudo, esse método pode ser um pouco inseguro, dependendo do volume de informações que for acrescentado à planilha.
Então, qual é a alternativa? Nas dicas há algumas respostas.
1. Fazer o gerenciamento de processos judiciais com um software
Há muitas e diferentes tecnologias para a área do Direito. Dentre elas, várias são desenvolvidas somente com o propósito de contribuir com a gestão dos processos no escritório ou departamento jurídico.
Em função disso, são entendidas como um importante recurso para o controle de prazos, por exemplo. Afinal, as tecnologias facilitam o dia a dia dos advogados, especialmente no que diz respeito à produtividade e segurança.
De que outra forma seria possível analisar todos os processos e classificá-los pelo nível de complexidade, sem o uso de uma solução tecnológica?
Além disso, fazer o gerenciamento de processos judiciais com um software também torna o advogado mais produtivo. E não precisa ser nenhum software muito complexo. Um que realize o envio de petições e mantenha todos os documentos arquivados para possíveis consultas já é o suficiente. Somente com essa solução, o escritório de advocacia ou departamento jurídico já garante que não irá perder os (ou se perder nos) processos.
2. Criar um padrão para o registro as informações e facilitar
É difícil um escritório de advocacia ou departamento jurídico ter os critérios a respeito de como deve ser feito o gerenciamento de processos judiciais estabelecidos desde o começo. Não é raro a preocupação com esses padrões surgir quando o volume de ações é alto, ao ponto de requerer uma melhor organização.
Nesse caso, não há o que fazer. A padronização precisa ser pensada, enquanto as outras tarefas são realizadas em paralelo. No começo, isso pode representar uma sobrecarga de trabalho. Ainda mais sendo preciso que a equipe jurídica pare para estabelecer quais serão esses padrões, ao mesmo tempo que não pode deixar de atender às demandas recorrentes. Mas, no fim, esse esforço é para valer a pena.
A padronização das informações evita a duplicidade de registros. Além do mais, facilita a busca por processos no software ou, até mesmo, nas planilhas. Por este motivo, é preciso cuidar com acentuações, grafia de nomes e o que mais for importante para a realização de uma prestação de serviços jurídicos.
3. Criar rotinas para gerenciar os processos
A padronização funciona muito bem quando há rotinas para implementá-la. Sendo assim, após a padronização, é necessário pensar em como será implantada essa padronização, ou seja, nas rotinas ou passo a passo para colocá-la em prática. Principalmente porque é preciso pensar nos processos que o escritório ou departamento já acompanhou. Esses processos que também precisam ser atualizados para essa nova configuração.
Um ganho que é certo com a implantação de rotinas é o domínio total sobre o fluxo de informações que circulam no escritório de advocacia ou pelo departamento jurídico. Outro é a compilação de dados úteis para a criação de relatórios e a alimentação de uma plataforma de Business Inteligence (BI).
Depois de um tempo, todas as informações poderão ser obtidas em tempo real e utilizadas para a definição de estratégias para gerar resultados mais assertivos.
4. Incluir o gerenciamento no fluxo de trabalho
Mesmo que para criar o padrão e as rotinas para o gerenciamento de processos judiciais tenha sido realizado um trabalho em secundário às tarefas habituais, é preciso organizar o dia de trabalho para que esse gerenciamento passe a fazer parte do dia a dia. Caso contrário, isso poderá influenciar diretamente na produtividade e satisfação da equipe com o ambiente de trabalho.
A ideia é que a equipe esteja motivada para atuar e entenda que todas essas mudanças são para tornar o dia a dia mais organizado. Também, para gerar maior conhecimento sobre o que acontece no escritório ou departamento jurídico. Algo que só é possível quando o controle dos processos é entendido como uma responsabilidade compartilhada por todos.
Por fim, depois de o gerenciamento estar mais organizado para não haver perda de tempo, é possível focar na produtividade. O eBook 16 dicas infalíveis para aumentar a produtividade trata exclusivamente sobre esse assunto.
