Existem muitas ferramentas para ajudar na gestão do tempo. Tantas, que é até difícil saber quais são as melhores para quem trabalha em departamentos jurídicos ou em escritórios de advocacia. Especialmente porque a rotina desses profissionais é um pouco diferente, em função da constante necessidade de atender às demandas da empresa ou do cliente, e das audiências. Ainda assim, há ferramentas muito interessantes que podem ser adaptadas às necessidades dos profissionais que atuam na área do Direito e contribuir para uma rotina mais eficiente. Este é um bom momento para conhecê-las.
Métodos que tornam a gestão do tempo mais eficiente
Gerenciar as horas de trabalho para tornar o dia no escritório mais produtivo é um dos maiores desafios da gestão do tempo. Como conseguir realizar mais, no mesmo período dispensado às tarefas profissionais, é a grande pergunta para a qual se busca uma resposta.
Talvez, ela não seja encontrada definitivamente. Até porque as atividades se alteram e a cada nova responsabilidade, é necessário haver uma adaptação na organização do tempo. Mas, as ferramentas apontam um caminho de melhorias que podem trazer resultados importantes se percorrido da maneira correta. Vamos a ele.
1. Método Kanban
O Kanban é uma técnica de gerenciamento do tempo já muito difundida em algumas empresas. Em essência, é um método que ajuda a organizar a rotina.
A maneira mais comum de utilizar o método Kanban é criar um quadro em um lugar visível. Pode ser em uma parede ou em um quadro branco. Esse quadro é dividido em colunas. As usuais são:
To Do | Doing | Validation | Block | Done
Para cada coluna, pode ser criada uma linha para pertencer a cada membro da equipe. Na linha que correspondente ao seu nome, esse membro inclui as tarefas por fazer na semana (To Do), as que está fazendo (Doing), as que não consegue realizar por algum motivo que precisa ser resolvido (Block) e as já realizadas (Done). Todas em pequenas folhas autoadesivas que permitam a remoção de uma coluna para a outra.
Assim, cria-se uma gestão visual do que há para ser feito. Dessa forma, todos os membros da equipe sabem o que cada pessoa está fazendo e em qual fase está a execução da atividade.
Com o Kanban consegue-se observar mais efetivamente o volume de atividades em relação ao tempo disponível para executá-las. Isso permite que sejam feitas repriorizações, melhor distribuição das tarefas e mensuração da capacidade produtiva de cada pessoa.
2. Método GTD
A sigla GTD significa, em inglês, Getting Things Done. Na tradução para o português seria algo como “fazendo as coisas acontecerem”.
Esse método é composto por cinco passos que auxiliam na concretização de um projeto do início ao fim. O primeiro passo consiste em capturar todas as tarefas que precisam ser realizadas. Por exemplo, quando um cliente contrata o escritório de advocacia para conduzir um processo. O que é importante de ser realizado para que esse processo seja aceito no Tribunal?
Com essa resposta já pronta, é o momento de esclarecer se existe, em cada tarefa, algum tipo de medida a ser realizada e qual seria essa medida. Feito isso, chegou a hora de organizar as tarefas e respectivas medias em ordem de prioridade. Qual medida precisa ser posta em prática antes de qualquer outra?
Essa organização desencadeia o quarto passo: refletir sobre as tarefas e medidas apontadas como sendo essenciais ao processo para garantir que tudo quanto é preciso consta no planejamento.
Por fim, é hora de executar, ou seja, engajar-se na realização de cada pequena iniciativa indispensável ao processo, na ordem determinada, até que esse esteja concluído.
3. Método Pomodoro
Uma das mais famosas técnicas de gerenciamento do tempo, o método Pomodoro é utilizado por pessoas no mundo todo. Ele consiste na realização de ciclos de trabalho, com 25 minutos de duração cada. Entre um ciclo e outro, deve-se fazer um período de descanso que não deve ser maior do que cinco minutos. Ao completar quatro ciclos, ou seja, duas horas de trabalho, a pausa a ser feita antes de iniciar novos quatro ciclos aumenta para 30 minutos.
O método se desenrola dessa maneira para que o cérebro disponha dos períodos de descanso necessários para o seu bom funcionamento. A intenção é fazer com que o trabalho continue se desenrolando com qualidade e não seja comprometido pelo cansaço da mente.
Por isso, o ideal é que durante as pausas sejam realizadas atividades que não exijam muito do raciocínio. Afinal, é preciso preservá-lo para estar completamente disponível para atuar com foco total no próximo ciclo de trabalho.
Dica final para uma melhor gestão do tempo
Cada um dos métodos tem os seu méritos e as suas dificuldades. Por exemplo, a gestão visual do método Kanban livra a mente de precisar lembrar de tudo o que precisa ser feito, já que está tudo no quadro. Por outro lado, o esquecimento em movimentar as atividades entre as colunas pode torná-lo pouco eficaz. Dessa maneira, a equipe precisa decidir, em conjunto, qual método mais se aplica na sua forma de trabalho.
Nada impede, por exemplo, que uma versão híbrida seja criada. Uma possibilidade é utilizar o método GTD para fazer o levantamento das tarefas e o Kanban para gerenciá-las no dia a dia. Já o Pomodoro pode auxiliar cada membro da equipe na execução de suas tarefas individuais, pois, cada um traça o seu próprio ritmo. É tudo uma questão de saber tirar o melhor proveito de cada alternativa para realizar uma gestão do tempo realmente capaz de tornar a rotina mais produtiva.
Artigo originalmente publicado no blog do Convex Legal Analytics.
