Controle de processos: 5 dicas para cuidar da rotina no seu escritório

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Em meio a fóruns, clientes, petições, juizados, promotorias, como podem os advogados ter o controle de processos?

É preciso ter muita organização para não se perder dentre tantas tarefas. Mas qual é a melhor forma de cuidar da rotina do escritório de advocacia?

Existem algumas maneiras de deixar o dia a dia mais tranquilo e diminuir a sensação de que há pouco tempo para fazer tudo o que é necessário. Elas são a chave não só para ter controle de processos como para tornar o trabalho mais produtivo.

5 formas de fazer o controle de processos

1-  Monitorar as atividades

O tempo é o ativo mais precioso de todas as pessoas. Por isso, é importante dominar as possíveis maneiras de utilizá-lo inteligentemente. Monitorar o tempo faz parte disso. Portanto, mesmo que haja uma agenda com todas os prazos salvos e alertas acionados, investir em uma gestão visual pode tornar o controle dos processos mais assertivo.

A parede próxima à mesa de trabalho pode ser o meio para esse fim. Nela, podem ser colados Post-it® identificados com cada processo, tarefa relacionada e prazo para ser executada. E conforme cada atividade for finalizada, o Post-it® sai da parede. Além de permitir identificar as prioridades, este tipo de iniciativa gera uma percepção maior sobre a realização das tarefas, ao ponto de remover a sensação de que as coisas demoram para serem feitas ou estão travadas. Este é um princípio do método ágil que advogados podem usar em seus escritórios, sem receio.

2- Fazer uma coisa de cada vez

É muito comum as pessoas acreditarem que dão conta de fazer duas coisas ao mesmo tempo. É por isso que muitos motoristas leem ou redigem mensagens ao celular e, como resultado, batem o carro ou são multados por ultrapassar o sinal vermelho. Não há motivo para provocar essa frustração. Então, por mais que a mente consiga lidar com várias questões, simultaneamente, deve-se evitar fazer isso. O trabalho é mais rápido e produtivo quando o foco está em um processo, apenas. Somente após encerrar as demandas relacionado a ele, deve-se passar para o próximo litígio. Mesmo que os processos estejam com prazos semelhantes, esse é um erro que é preciso evitar. Caso não haja a alternativa de passar um dos processos para outra pessoa, dividir o tempo para que ambos possam ter os requerimentos finalizados deve ser ponderada como uma melhor solução para cuidar da rotina do escritório de advocacia.

3- Dividir responsabilidades

Monitorar as atividades vai permitir que haja uma melhor visão do volume de tarefas que há para serem feitas no escritório de advocacia. Há muitas para serem realizadas? Uma prévia da solução já foi revelada: dividir a responsabilidade em realizá-las com outra pessoa. Certamente, há pessoas na equipe que podem assumir e resolver o que é preciso. Esse pode ser um bom momento, até, para demonstrar confiança reconhecer as habilidades de quem trabalha junto.

Agora, caso delegar para a equipe não seja uma alternativa, porque não há uma equipe com quem compartilhar o trabalho, o cuidado é para não assumir mais do que é suportável. Porque esse é outro erro que os advogados, interessados em fazer um excelente atendimento, cometem. Assumir mais clientes ou processos do que dão conta. A facilidade para perder o controle de processos nesse modo de operar é alta. Melhor não arriscar.

4- Aceitar ajuda da tecnologia

Os advogados tem à disposição todo o tipo de ferramenta desenvolvida para atender às demandas da prática advocatícia. É preciso conhecê-las e saber como usá-las a favor. Um exemplo prático é o PeticionaMais. Desenvolvido para ser uma plataforma para peticionamento eletrônico unificado, o PeticionaMais economiza o tempo dos advogados (e de quem atua junto a ele) no envio de petições para os Tribunais.

A solução funciona tanto para petições iniciais quanto intermediárias e é compatível com a maioria dos Tribunais: Justiça do Trabalho, Justiça Federal e Justiça Estadual. E para confirmar que o documento está no Tribunal, após o envio, o PeticionaMais recebe o número do protocolo e salva o comprovante. Usar esse tipo de tecnologia é estratégico para escritórios de advocacia de qualquer porte.

5-Manter arquivos atualizados

A tecnologia também é uma aliada na hora de manter os processos arquivados. O que não precisa ser essencialmente físico, pode ser tranquilamente salvo em ferramentas que permitem armazenar os documentos em pastas organizadas na nuvem. Isso é muito importante para acessar a cópia de dados que podem ser necessários no transcorrer dos processos e para ter como recuperá-los, em caso de necessidade.

Existe um hábito de imaginar, quando se fala em arquivos, pastas guardadas em armários. Hoje, essa imagem precisa ser substituída pela de um computador, pois é no mundo online que a vida acontece. Inclusive a profissional. Ou seja, a evolução tecnológica já faz parte da advocacia. Só é preciso saber como aproveitar-se de seus benefícios. Algumas dicas estão no e-book Peticionamento Eletrônico e a evolução tecnológica na advocacia.



Diane Ziemann
Author: Diane Ziemann
É formada em Jornalismo pela Universidade do Vale do Itajaí (Univali). Tem experiência em redações e agências do Rio Grande do Sul e Santa Catarina. Já trabalhou como repórter, editora e assessora de imprensa. Atualmente, é produtora de conteúdo da área de Inovação, na Unidade de Justiça da Softplan.

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