O que torna um advogado produtivo? Ou melhor: será que o conceito de produtividade se aplica à advocacia? É possível conciliar a prática do Direito com velocidade, por exemplo?
Certamente, essas são perguntas que todo advogado se fez em algum momento, ao se deparar com algum texto semelhante a este, que propõem meios para o profissional aumentar a produtividade. Não há respostas definitivas para esses questionamentos. O que existe são maneiras de testar se os conceitos podem ser aplicados nos escritórios de advocacia e gerar algum resultado positivo. As dicas a seguir são as que sugerimos para o teste.
Hábitos e habilidades que tornam o advogado produtivo
O objetivo de se colocar as sugestões em prática é, mais do que tornar o advogado produtivo, fazer com que o desempenho da equipe de profissionais do Direito obtenha o desempenho necessário para tornar o escritório lucrativo e alcançar os resultados esperados. Mudar hábitos e adquirir novas habilidades é parte importante desse processo, assim como:
1- Listar atividades
Todos os dias, cada pessoa da equipe do escritório de advocacia tem muito o que fazer. Mas será que a lista é realmente tão extensa assim? Para ter certeza de que é mesmo, nada melhor do que relacionar. E este é um hábito que precisa ser adquirido por quem não o possui ou melhorado. Então, a dica 1 é determinar como primeira tarefa de cada dia de trabalho fazer uma lista de afazeres. Esta é a maneira mais simples de manter a atenção no que precisa ser feito.
Em um estágio mais avançado, com a lista pronta, é possível identificar as recorrências e criar uma classificação para priorizar o que é mais importante realizar antes de tudo. Também é possível delegar e redistribuir tarefas. Por isso é importante que em um escritório de advocacia todos listem suas atividades. No decorrer do tempo, com esse hábito já adicionado à rotina, o resultado será um panorama de todas as ações sob a responsabilidade de cada equipe. A análise de ganhos que isso traz só poderá ser mensurado após alguns meses utilizando essa estratégia. Por isso, não é algo para ser medido a curto prazo.
2- Controlar o tempo
O que pode ser verificado com facilidade é o tempo utilizado para desempenhar cada tarefa. É algo que requer atenção e que desperta uma outra pergunta: para que fazer isso? A resposta é: para saber o que o advogado consegue realizar em um dia, uma semana e em um mês de trabalho.
Sim, é algo que requer muita atenção, pois é um detalhe em que há costume de não se pensar. Geralmente, o dia de trabalho inicia e durante as horas de expediente é feito o que é possível. O que não foi realizado, fica para o dia seguinte e esse é o ciclo. Mas não precisa ser.
Ao mensurar o tempo e conhecer quantas horas são necessárias para escrever uma petição inicial, por exemplo, e enviá-la para um Tribunal, é possível saber exatamente como cada dia de trabalho irá começar e terminar, e se nele há espaço para assumir tarefas extras ou urgentes que surgirem. É uma forma de evitar o acúmulo de trabalho, diminuir a ansiedade e o estresse.
Um mês controlando o tempo é o suficiente para saber se o uso dessa dica é eficaz para a equipe. Caso não seja, ao menos um efeito colateral ela gera: a execução da dica 1 (listar as atividades) por quem preferiu partir diretamente para o controle do tempo.
3- Investir na organização
Tudo faz parte da organização e é onde outro investimento, nesse caso de tempo, precisa ser feito. Tirar os papéis de cima da mesa de trabalho ou da mesa de reuniões e arquivá-los de uma maneira que todos consigam identificar onde está o que precisam quando for necessário, já é um ganho de produtividade. É porque o tempo usado para encontrar documentos torna-se menor. Por consequência, há mais tempo para dedicar-se a outra atividade.
Pode ser criado um processo para o arquivamento dos papéis, que seja compreendido e aplicado por todos. É o uso de padrão que torna a localização deles mais precisa. E para que isso não tome muito tempo, um começo pode ser iniciar a organização pelos processos ativos. Na primeira busca que precisar ser feita nos arquivos, já vai ser possível ver como essa simples organização torna tudo mais ágil.
Há mais 13 dicas semelhantes a essas em um conteúdo especial, direcionado para os advogados que tem interesse em conhecer as ferramentas e tornar o dia a dia mais produtivo. Elas estão no e-book 16 dicas infalíveis para aumentar a produtividade na advocacia. Testar, nem que seja uma por vez, não vai fazer nenhum mal à equipe do escritório de advocacia. No máximo haverão experiências boas e outras nem tão boas assim para dividir com outros profissionais.
