Você também tem a sensação de que os dias passam rápido demais e de que as horas de trabalho são insuficientes para dar conta de tudo o que há para fazer?
Talvez isso seja um sinal de que tanto a gestão do tempo no escritório de advocacia quanto em outras áreas precisa ser melhor planejada. Mas é difícil saber por onde começar, não é mesmo? É por saber dessa dificuldade, que a maioria dos profissionais tem, que pensamos nestes quatro passos. São algumas dicas que podem ajudar a otimizar a gestão do tempo no escritório de advocacia.
Você pode implantar somente algumas ou aquelas que fizerem mais sentido. O importante é aplicá-las para dissipar a sensação de que o tempo passa rápido demais e há pouco tempo para fazer tudo o que se quer. Um dos ganhos que você vai ter com isso é a diminuição da ansiedade e uma percepção clara de que é possível concluir o que foi planejado, no período estipulado, sem a necessidade de perder o sono. Só por isso, já vale a pena, certo?
Planeje a gestão do tempo no escritório de advocacia e viva mais feliz!
Por onde começar? Uma verdade é que advogados lidam com questões complexas e uma diversidade de detalhes que poderia enlouquecer qualquer outra pessoa que não é do meio. Então, para não esquecer de nada, vamos ao passo 1: criar um checklist.
Por mais que cada processo tenha as suas particularidades, os documentos necessários a cada um são similares, então, antes de por a mão efetivamente na massa, algo interessante para se organizar é criar uma lista de tudo o que precisa ser feito para o envio do processo ao tribunal e acompanhar o seu trâmite. Depois, conforme cada item for feito, é possível riscá-lo dessa lista. Essa gestão visual também ajuda você a perceber que, sim, você faz várias coisas no seu dia e ele é, de fato, produtivo. É uma forma de terminar o dia com a sensação de que as horas de trabalho foram mesmo produtivas, bem diferente da que se tinha antes, quando o checklist nem existia.
O passo 2 é: dividir o dia de trabalho. Entendemos que as reuniões com clientes têm de ser feitas no momento em que eles estão disponíveis e que os horários das audiências são estipuladas pelos tribunais. São duas situações sobre as quais os advogados não tem muito controle. Mas, no dia a dia, por já conhecer, é possível prever os horários em que cada coisa vai ocorrer. Essa noção permite dividir o dia de trabalho em volta desses compromissos. Por exemplo, digamos que a audiência vai ser às 14h, na quinta-feira. E que há uma série de outras coisas para serem feitas fora do escritório e que podem esperar. Organize-se para resolvê-las, todas, na tarde de quinta-feira, quando você já vai estar fora do escritório mesmo. É uma forma de otimizar o tempo e evitar perder o foco devido à necessidade de sair antes de completar aquela petição inicial que você estava escrevendo. Aqui, há uma conexão com o passo 3, muito importante: usar estratégias para evitar interrupções.
Todo mundo recebe notificações de e-mails, alertas de redes sociais e mensagens no celular o tempo todo. E se a cada toque o celular for pego para se verificar o que é que está chegando, quanto tempo que você acha que levará para enviar um protesto de sentença para um tabelionato, por mais que o envio seja online? Pelo menos o dobro do tempo. Aí sim, é provável que muitas das coisas do checklist, comentado no passo 1, fiquem para depois porque você perdeu seu foco com o seu celular. Uma forma de evitar que isso aconteça é deixar o celular no total silêncio, sem tocar, sem vibrar e, preferencialmente, com o visor voltado para baixo para você nem ver as notificações que chegam. Às vezes, o que os clientes querem pode ser urgente e ficar sem o celular pode ser um problema por isso. Tem uma forma de contornar esse imprevisto. Fazer um acordo com ele para que ligue para o escritório nesses momentos e fale com a secretária. E orientá-la sobre quando e por quais motivos pode interromper você quando estiver concentrado em uma ação.
Quer saber o que mais falta para para otimizar a gestão do tempo no escritório de advocacia? É o passo 4: uma plataforma para peticionamento unificado, como o PeticionaMais. A solução adequa a petição ao formato exigido por diversos tribunais do país e a distribui, de forma que o advogado não precisa dedicar-se à formatação de documentos, nem à vigilância dos sistemas. Além disto, ela funciona também offline, ou seja, mesmo com o computador desligado, uma vez na plataforma, a petição é enviada ao Tribunal de Justiça para o qual está endereçada.
Depois de usar uma ou cada uma das dicas, dê-nos seu feedback nos comentários. Vai ser muito bom saber se ajudamos ou como podemos ajudar mais você na gestão do tempo no escritório de advocacia. 🙂
