O que você acredita que seria possível fazer se o foco no trabalho fosse tal ao ponto de sobrar tempo no seu dia?
Não é raro, no mundo atual, ouvir mais de uma pessoa falar que parece que as tarefas do dia a dia são maiores do que o tempo disponível para realizá-las. Advogados que atuam em escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos não fogem a essa regra.
Como dissipar o máximo possível essa sensação de que se é muito ocupado e não existe tempo para fazer mais nada? Uma primeira dica seria observar. Nesse dia totalmente ocupado, você é realmente produtivo?
Essa análise é o ponto inicial para mudar a percepção de que as diversas ocupações do dia não permitem que se faça outra coisa que não seja trabalhar. Também é o meio de conseguir executar os projetos que estão aguardando atenção.
Portanto, por maiores que (acredita que) sejam as suas ocupações, escolha um momento do dia para analisar o que está exigindo tanto esforço de você. Faça uma lista, mesmo, daquilo que ocupa seu tempo. Não precisam ser itens somente relacionados ao trabalho. Afinal, o tempo no trânsito, checando as redes sociais, a equipe pouco colaborativa, dentre outros fatores, também contribuem para o dia render menos. Consequentemente, para a sensação de se estar muito ocupado.
Relacionar os itens permite maior clareza sobre o que pode estar comprometendo a produtividade. Além disso, mostra os pontos que precisam ser atacados no plano que irá traçar para ter mais foco no trabalho.
Na hora de construí-lo, considere as seguintes estratégias para alcançar mais rápido o seu objetivo.
3 estratégias para aumentar o foco no trabalho
1. Organizar o ambiente de trabalho
Em um primeiro olhar essa estratégia pode não parecer uma estratégia de fato. Também, pode parecer um pouco óbvia a dica de organizar o ambiente de trabalho, porém, ela é importante. Com um exemplo simples, você vai entender por quê. Ele está neste vídeo. É possível que você já o tenha visto. É um discurso feito em uma formatura da marinha americana. O orador fala, em uma parte dele, sobre o motivo de arrumar a cama todas as manhãs.
Assista (novamente) o vídeo e troque a palavra “cama” pelo escritório de advocacia ou mesa de trabalho. Assim, fica fácil entender porquê razão organizar o ambiente de trabalho deve fazer parte do seu plano para ter mais foco no trabalho. Aliás, essa deve ser uma das ações previstas para ser realizada diariamente.
Todos os dias, tire da mesa os papéis acumulados e que são desnecessários ao seu trabalho. Faça o mesmo com os objetos. Mantenha em cima da mesa aquilo que precisa ser usado com frequência. Arrume os arquivos e retire os documentos que estão sem uso há mais de um ano. Evite que a bagunça se acumule. Você vai ver o que a satisfação em trabalhar em um ambiente organizado é capaz de fazer.
2. Definir regras de convivência
Mais uma vez, essa pode não parecer uma estratégia para expandir o foco no trabalho ou parecer algo muito óbvio. A questão é que, às vezes, o óbvio precisa ser dito. Principalmente porque, mesmo sabendo como a interferência de terceiros influencia na produtividade, poucas são as pessoas que determinam essas regras de convivência. Muitas não as estabelecem por receio de gerar mágoas nos colegas ou ser vistas de forma deturpada.
Os maus entendidos podem ser facilmente evitados com um diálogo sincero. Exponha as razões que estão levando você a determinar essas regras. Explique que entende que há certos momentos em que as interrupções são inevitáveis, mas que prefere que elas ocorram, caso seja possível, em um determinado momento do dia. Assim, você consegue atuar com maior foco e rapidez, e ter maior disponibilidade para atender as demandas da equipe nessa hora determinada.
3. Determinar como vai ser a rotina
Aqui a palavra-chave é gestão do tempo. Pré-definir os momentos do dia que serão destinados para cada tipo de atividade é uma recomendação básica para quem busca ser mais produtivo. Mas, de novo, como consciência e prática nem sempre andam juntas, é preciso reforçar essa orientação. Definir a hora do dia em que serão feitas as ligações, lidos os e-mails, respondidas as mensagens no WhatsApp, etc., faz toda a diferença para ampliar o foco e desenvolver o trabalho com maior qualidade.
É necessário lembrar, também, que devem haver períodos de descanso e descontração também entre esses momentos maiores de concentração. Isso deve estar inserido no planejamento do dia, por mais desnecessário que pareça incluir nele a hora de almoçar. Ter até isso claro ajuda a cumprir o planejamento do dia. Contemple nele, ainda, os momentos para reuniões, alimentação e interação com as pessoas do trabalho, fora o destinado a atender as demandas da equipe.
Com organização, você vai ver que dá tempo para tudo, sim! E para realizar um pouco mais do proposto com o que a rotina melhor estruturada irá proporcionar.
Artigo originalmente publicado no blog do Convex Legal Analytics.
