Uma questão muito latente é como reduzir custos do escritório de advocacia. E essa questão, embora surja mais forte em tempos de economia instável e de baixa na carteira de clientes, é constante.
Afinal, vivemos na época da sustentabilidade, do menos é mais e em que quanto mais os recursos puderem ser otimizados e realocados, melhor.
Fazer parte dessa onda é importante, não só por motivos financeiros, mas porque é um movimento que os clientes percebem e valorizam. Até porque muitos consideram os honorários advocatícios caros, mas essa percepção costuma ser minimizada quando os clientes veem que o escritório de advocacia que lhes presta assistência jurídica usa os ganhos para, por exemplo, aplicar em recursos que trazem conforto para eles também, como um software de gestão que permite a eles consultar o andamento de um processo.
Essa é uma vantagem em utilizar a tecnologia no direito, no entanto, não é a única. Há outras, que se integram a algumas das ideias de como reduzir custos do escritório de advocacia. Você vai entender mais sobre o assunto ao longo do texto. Siga com a leitura.
Antes, uma observação: há mitos em relação ao uso da tecnologia que é preciso dirimir para entender como reduzir custos do escritório de advocacia.
1- Não é para o meu escritório
Existem soluções tecnológicas para escritórios de qualquer porte. É preciso, apenas, pesquisar para entender quais são as funcionalidades de cada opção, quais se adequam as necessidade e entender cada possibilidade para escolher algo ideal à demanda e à rotina de trabalho.
2- É muito caro
Sim, existem soluções com um valor agregado mais alto, mas essas, geralmente, atendem a questões pontuais. Para uso no dia a dia, há plataformas que se adaptam àquilo que o escritório precisa sem que seja necessário investir muito. Uma plataforma de peticionamento unificado, por exemplo, exige o desembolso de R$ 85,00 a cada mês para o envio online de até 20 petições. Isso representa um valor aproximado de R$ 4,25 por petição. É praticamente o custo do litro de gasolina para abastecer o carro e ir até o tribunal.
3- Demora muito para implantar
Essa é uma meia verdade. Tudo depende do sistema. Os que operam na nuvem podem ser usados instantaneamente, após a confirmação do cadastro e do pagamento. E isso não leva nem meia hora para ser feito, já que muitos computadores e smartphones completam as informações de cadastro automaticamente o pagamento para contratação dos serviços pode ser feito online ou via cartão de crédito. Fácil, rápido e sem preocupação.
4- Os advogados não terão o que fazer
Esse é o maior mito de todos. Há um receio de que os advogados não tenham mais razão de existir por causa das tendências tecnológicas que permeiam o Direito. Na verdade, o que acontece é uma colaboração. Por exemplo, ao invés de o advogado precisar ficar com o arquivo aberto no computador relembrando qual deve ser o formato dele para enviá-lo a determinado tribunal, ele pode deixar isso para a plataforma de peticionamento unificado e direcionar o foco para outras funções, mais estratégicas.
3 ideias de como reduzir custos do escritório de advocacia
Compreendidos os mitos, é hora de falarmos sobre o ponto principal deste conteúdo: como reduzir custos do escritório de advocacia. São três as ideias para isso.
1- Reduzir o número de horas de trabalho
O dia do advogado pode ser curto para fazer tudo: comparecer em audiências, redigir petições, consultar processos. Isso faz com que, em muitos casos, haja ampliação da carga horária e, consequentemente, horas extras a serem pagas. E o caixa do escritório pode não estar preparado para atender a esse extra. E, certas situações, esse valor não pode ser repassado para o cliente. O que fazer?
É interessante fazer uma análise do que é que está acontecendo para que o tempo de trabalho diário esteja sendo excedido. A partir disso, pode-se identificar que há, por exemplo, muito tempo sendo usado para que as petições cheguem a tempo aos tribunais aos quais se destinam. Esse dado demonstra que algo precisa ser feito. Talvez, estudar formas de diminuir esse tempo, para que seja possível reduzir o número de horas de trabalho e economizar com o pagamento de horas extras. Vale comparar esses gastos ao da contratação de uma plataforma que faça o envio online de petições, por exemplo. A contratação da solução pode garantir uma boa redução dos custos do escritório de advocacia.
2- Definir o que é importante
De todas as funções que o escritório de advocacia realiza, quais são as que se deixarem de ser feitas, levariam o escritório para a “UTI”? A partir da resposta, podem ser definidas as atividades mais importante do escritório e ser feita uma análise delas? Quanto tempo elas demoram para serem realizadas? Tem uma forma de acelerá-las? Qual solução tecnológica pode contribuir para dar mais velocidade à realização dessas atividades e deixar o cliente mais satisfeito com a produtividade do escritório? Boas alternativas de redução de custos podem sair dessa obervação.
3- Garantir a colaboração de todos
Operar mudanças nem sempre é fácil. Especialmente quando é preciso que ocorra uma mudança de hábitos. Por mais que o advogado possa ganhar tempo com a contratação de uma plataforma de peticionamento unificado para facilitar o trabalho dele, por estar acostumado a fazer tudo de uma determinada maneira, pode ser que ele prefira permanecer no mesmo modus operandi a realizar qualquer alteração na sua maneira de trabalhar. Esse comportamento pode fazer com que os esforços para reduzir custos sejam inválidos. E não é o que se espera nesse tipo de situação, então, junto com o plano de redução de custos, é preciso buscar formas de garantir a colaboração de todos, para que o planejamento realmente funcione.
Uma alternativa é fazer uma demonstração para todos de como a solução que o escritório está contratando realmente vai ajudar e em como isso impacta positivamente na vida de todos, assegurando que o plano para otimizar recursos não inclui corte de pessoal. Isso é muito importante para garantir a colaboração de todos!
