[Case de Sucesso] Saiba como o Coelho de Souza resolveu a gestão dos tokens e aumentou a produtividade na quarentena

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Um dos escritórios de advocacia mais tradicionais do Brasil, o Coelho de Souza Sociedade de Advogados não se furta de investir na tecnologia em benefício do dia a dia de trabalho. Com um processo de transformação digital maduro, que se intensificou a partir de 2016, o escritório de Belém (PA), encontrou no PeticionaMais não só uma solução para uma dor específica no protocolo, mas como uma ferramenta que ajudou a conquistar aumento de produtividade mesmo durante a pandemia. 

Em quatro meses, a equipe chefiada pela sócia Larissa Souza, responsável pela carteira de um grande cliente, saltou de 900 petições por mês para 1.500 no PeticionaMais — isso durante a pandemia e em regime de trabalho remoto. O resultado mostra que a solução, contratada para resolver o problema da dependência dos tokens físicos durante o home office, proporcionou um importante aumento de produtividade. 

“Tivemos ganhos de tempo, de tranquilidade na segurança de que o protocolo efetivamente foi realizado e de mobilidade, pois hoje os advogados podem fazer petições e protocolos onde eles estiverem. Não precisam estar dentro do escritório, o protocolo pode ser feito pelo celular, pelo computador dentro de casa”, destacou a advogada. 

Dores no peticionamento 

Larissa Souza comanda uma equipe de 30 advogados, que atendem um grande cliente com cerca de 10 mil processos na carteira. Apenas desse time, a área de atuação cobre as regiões Norte (Pará) e Nordeste (Piauí e Maranhão). Portanto, a demanda é muito grande.  

Uma das grandes dores no dia a dia de trabalho da equipe era a gestão dos tokens físicos de certificado digitalEles são obrigatórios para fazer os protocolos e a leitura das intimações.  

“Isso atravancava nosso trabalho. Não tínhamos a quantidade de tokens necessária para a quantidade de pessoas. Precisávamos esperar um colega finalizar o trabalho para poder utilizar aquele token”, explica Larissa Souza. 

Havia outros transtornos no dia a dia, como a necessidade de atualizar as aplicações do PJe e os problemas técnicos nos portais de peticionamento, o que acabava muitas vezes prejudicando o protocolo e até mesmo atrapalhando o prazo processual. Era preciso ir em busca de uma solução que tornasse possível a centralização dos tokens e facilitasse os protocolos. 

Conheça o software para peticionamento eletrônico usado pela Queiroz Cavalcanti Advocacia

A advocacia 4.0 já é realidade na Coelho de Souza 

A cultura de buscar na tecnologia a solução para as dores do escritório vem de 2016, quando o Coelho de Souza iniciou de forma mais intensa seu processo de transformação digital. Naquele ano, a banca contratou um sistema de gerenciamento de processos. Nos dois anos seguintes, foi a vez de uma ferramenta para ajudar na produção das peças, confeccionando a estrutura das petições. Em 2019, buscaram no mercado uma plataforma de comunicação para facilitar o contato dentro do escritório, com clientes ou parceiros. 

“Quanto mais a gente vai sentindo algumas dores, mais surge a necessidade de avançar na ideia de trazer um pouco mais a tecnologia para dentro de nosso escritório. E com isso, a gente tem descoberto um mundo interessante”, disse Larissa Souza. 

Um dos eventos mais importantes para a advocacia é a Fenalaw, que acontece há 17 anos. A programação oferece as discussões mais atuais para escritórios e departamentos jurídicos em um congresso, palestras e feira de negócios. 

O Coelho de Souza participa assiduamente da Fenalaw. Na edição de 2019, em outubro, um dos seus diretores teve contato com a equipe do estande do PeticionaMaisA partir daí, foram meses de conversas, reuniões e avaliações, até chegar março, quando os primeiros testes com a solução no escritório foram realizados pela advogada Larissa Souza, ainda antes da pandemia. O contrato foi fechado em abril, durante o regime de trabalho remoto. 

Os primeiros testes eu que fiz, ainda estava no escritório. Então, quando veio a pandemia, o home office foi mais um motivo para fechar o contrato, porque sabíamos que enfrentaríamos essa dificuldade em relação aos tokens”, disse a advogada. 

Aceitação e resultados imediatos 

Existem no Coelho de Souza dois perfis de profissionais quando falamos em aderência às ferramentas tecnológicas da advocacia 4.0. O primeiro é aquele que tem uma aceitação mais rápida frente às novidades, muito por causa da necessidade de conquistar mais agilidade e menos burocracia no trabalho. O outro perfil demonstra mais resistência, é questionador: “será que vai funcionar, é realmente interessante, precisamos fazer esse investimento?”. Em comum, os dois tipos de usuários têm uma aceitação total às soluções a partir do momento em que percebem seus benefícios. 

“Eu fiz o acompanhamento desde o início do contrato do PeticionaMais, fazendo reuniões de feedbacks com os coordenadores e as equipes, e foi unânime a aceitação da ferramenta, de visualizar o valor que aquilo trouxe ao dia a dia do trabalho. Não apenas ao cliente, mas principalmente ao dia a dia de trabalho do advogado”, disse Larissa Souza. 

Os resultados foram praticamente imediatos. O PeticionaMais começou a funcionar em abril. Durante aquele mês, as equipes do Coelho de Souza e do PeticionaMais trabalharam nos feedbacks, ajustes e adequações iniciais. A partir de maio, já começou a se perceber um aumento significativo no volume de protocolos — o que levou a equipe de Larissa solicitar um upgrade de 500 petições por mês para 2 mil. 

“A centralização de um único token, a facilidade de uso do sistema e a possibilidade de eu ter 30 advogados fazendo todos os encaminhamentos sem lidar com a burocracia dos sistemas jurídicos dos Tribunais, tudo isso trouxe muito mais tempo e produtividade para minha equipe”, diz Larissa Souza. 

Conheça o escritório Coelho de Souza Sociedade de Advogados 

O escritório Coelho de Souza foi fundado em 1937 pelo Prof. Daniel Coelho de Souza, com atuação voltada para pessoas físicas. Em 1970, a banca foi reestruturada, com a graduação de seu filho e sucessor, Frederico Coelho de Souza, passando a desenvolver advocacia de pessoas jurídicas, abrangendo todo o campo empresarial, em especial os ramos societário, tributário, trabalhista e consumidor. Posteriormente a 3ª geração passou a integrar a sociedade. Bruno Coelho de Souza desenvolveu a área de responsabilidade civil e direito do trabalho e Roberta Coelho de Souza a área administrativa e de direito do consumidor.  

A banca tem sede em Belém e filiais em Marabá (PA) e São Luís (MA). Seus 150 colaboradores patrocinam mais de 20 mil ações de clientes de todos os Estados da região Norte e Centro-Oeste, além do Maranhão, Piauí e Rio de Janeiro. 

O Coelho de Souza é reconhecido pelo guia Análise Advocacia 500 como destaque na área de atendimento ao varejo e ao consumidor. Ocupou o 55º lugar na categoria abrangente e foi considerado o 9º escritório mais antigo do Brasil. 

“O PeticionaMais é um sistema muito fácil de mexer. É muito simples. Ele realmente veio para facilitar a vida do advogado.” 





Tomás M. Petersen
Author: Tomás M. Petersen
Jornalista, escritor , redator e analista de marketing na Softplan. Especializado em conteúdos sobre Justiça, tecnologia e inovação.

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